Regulamin usługi Asystent AI "LUMEN" w serwisie Portal Oświatowy

• I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1. Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin”) określa ogólne warunki, zasady oraz sposób świadczenia usług cyfrowych udostępnianych przez Administratora w ramach Serwisu, polegających na zapewnieniu interaktywnego dostępu do inteligentnego narzędzia konwersacyjnego Asystent AI Lumen.
2. Świadczenie Usługi odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów ochrony praw konsumenta oraz zasad przetwarzania danych osobowych, zgodnie z przepisami polskiego i unijnego prawa, w tym w szczególności w oparciu o przepisy ustawy o prawach konsumenta, Kodeksu cywilnego oraz Aktu o sztucznej inteligencji (AI Act).
3. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, lecz niezbędna do uzyskania dostępu do funkcjonalności Usługi.
4. Użytkownik uprawniony jest w każdym czasie do pobrania, zapisania lub wydrukowania treści Regulaminu za pośrednictwem strony internetowej Serwisu.

• II. DEFINICJE

Pojęcia użyte w treści niniejszego Regulaminu oznaczają:

• III. OPIS USŁUGI I WARUNKI TECHNICZNE
1. Regulamin określa ogólne warunki, zasady oraz sposób świadczenia Usługi udostępnianej przez Administratora w ramach Serwisu, w tym wymagania techniczne niezbędne do prawidłowej współpracy z systemem teleinformatycznym Administratora.
2. Usługa stanowi inteligentne narzędzie konwersacyjne oparte na architekturze Large Language Model (LLM), którego celem jest wsparcie Użytkowników w procesie wyszukiwania informacji w zasobach merytorycznych Serwisu.
3. Usługa ma charakter wspomagający i nie zastępuje samodzielnej analizy merytorycznej treści Serwisu.
4. Świadczenie Usługi odbywa się przy wykorzystaniu zaawansowanych modeli językowych w ramach infrastruktury technologicznej zlokalizowanej wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
5. Do prawidłowego korzystania z Usługi niezbędne jest posiadanie urządzenia z dostępem do sieci Internet o przepustowości minimum 1 Mb/s, posiadanie aktualnej wersji przeglądarki internetowej (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari) z włączoną obsługą plików cookies i JavaScript, oraz aktywnego konta poczty elektronicznej
• IV. ZASADY DOSTĘPU I PROCEDURA UWIERZYTELNIANIA
6. Usługa jest udostępniana bezpośrednio za pośrednictwem dedykowanego interfejsu konwersacyjnego zlokalizowanego na stronie głównej Serwisu.
7. Abonenci uzyskują nielimitowany dostęp do funkcjonalności Usługi niezwłocznie po prawidłowym uwierzytelnieniu w ramach posiadanego konta w Serwisie.
8. W przypadku Użytkowników nieposiadających statusu Abonenta, uzyskanie Dostępu Testowego wymaga łącznego dopełnienia następującej procedury:
1. prawidłowego wypełnienia formularza elektronicznego obejmującego aktualny numer telefonu komórkowego oraz adres poczty elektronicznej;
2. wyrażenia wyraźnej akceptacji postanowień niniejszego Regulaminu oraz zapoznania się z treścią Polityki Prywatności, poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru (checkbox);
3. dokonania autoryzacji poprzez wprowadzenie w interfejsie Usługi unikalnego Kodu Weryfikacyjnego przesłanego przez Administratora drogą SMS.
9. Uzyskanie Dostępu testowego przez Użytkownika nieposiadającego statusu Abonenta jest nieodpłatne i uprawnia do jednorazowego skorzystania z Usługi (zadania jednego zapytania/promptu do Asystenta AI). Kontynuowanie korzystania z Usługi uwarunkowane jest uzyskaniem statusu Abonenta.
10. Administrator zastrzega sobie prawo do odmowy świadczenia Dostępu testowego Użytkownikowi, który naruszył postanowienia Regulaminu lub przepisy prawa, a także w przypadku wyczerpania limitów technicznych systemu.
• V. ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI
11. Asystent AI stanowi wyłącznie narzędzie wspomagające proces wyszukiwania informacji merytorycznych. Odpowiedzi generowane przez Asystenta AI nie posiadają charakteru wiążącej porady prawnej, finansowej ani medycznej i nie mogą być traktowane jako oficjalna wykładnia prawa.
12. Z uwagi na specyfikę technologii generatywnej sztucznej inteligencji, generowane treści mogą zawierać nieścisłości, błędy merytoryczne lub informacje nieaktualne, co wynika z ograniczeń aktualnego stanu wiedzy technicznej (zjawisko halucynacji AI).
13. Administrator dokłada należytej staranności, o której mowa w art. 355 § 2 Kodeksu cywilnego, w celu zapewnienia rzetelności odpowiedzi, jednakże, Użytkownik zobowiązany jest do każdorazowej weryfikacji uzyskanych danych w oparciu o materiały źródłowe opublikowane w Serwisie.
14. Administrator oświadcza, że dane wprowadzone przez Użytkowników nie są wykorzystywane do celów marketingowych ani do trenowania modeli językowych.
15. Wypełniając obowiązek przejrzystości wynikający z art. 50 Aktu o AI, Administrator zapewnia oznaczenie wszelkich treści jako wygenerowanych przez system sztucznej inteligencji, poprzez stosowne komunikaty widoczne w interfejsie Usługi.
16. Odpowiedzialność Administratora względem Konsumenta za brak zgodności Usługi z umową określa rozdział 5b ustawy o prawach konsumenta. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z błędnych zapytań sformułowanych przez Użytkownika.
17. W stosunku do Użytkowników niebędących Konsumentami, odpowiedzialność Administratora za szkodę powstałą w związku z korzystaniem z Usługi, w tym za utracone korzyści, zostaje wyłączona, z wyjątkiem szkód wyrządzonych z winy umyślnej.
• VI. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH W ZAPYTANIACH
18. Administrator ustanawia bezwzględny zakaz wprowadzania w treści zapytań (promptów) jakichkolwiek Danych Osobowych, w szczególności danych szczególnych kategorii wymienionych w art. 9 ust. 1 RODO.
19. Użytkownik ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za treść formułowanych zapytań oraz za ewentualne naruszenie prywatności osób trzecich, wynikające z podania ich danych w treści zapytania.
20. W przypadku niezamierzonego wprowadzenia Danych Osobowych do zapytania, będą one przetwarzane wyłącznie doraźnie w celu jednorazowego wygenerowania odpowiedzi. Dane te nie będą trwale zapisywane, archiwizowane ani wykorzystywane do doskonalenia modelu językowego.
21. Administrator wdrożył środki techniczne i organizacyjne mające na celu minimalizację ryzyka przetwarzania Danych Osobowych, w tym mechanizmy powodujące usunięcie kontekstu rozmowy niezwłocznie po zakończeniu sesji przez Użytkownika lub po upływie czasu nieaktywności.
• VII. TRYB POSTĘPOWANIA REKLAMACYJNEGO
22. Użytkownikowi przysługuje prawo do złożenia reklamacji w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi, w tym w przypadku braku zgodności Usługi z Regulaminem.
23. Reklamacje należy składać w formie elektronicznej na adres e-mail Administratora [...] lub w formie pisemnej na adres jego siedziby.
24. Prawidłowo złożona reklamacja powinna zawierać imię, nazwisko, adres e-mail Użytkownika oraz szczegółowy opis zgłaszanych zastrzeżeń, a także wskazanie żądania Użytkownika.
25. Administrator rozpatruje reklamację Konsumenta w terminie 14 dni od daty jej prawidłowego doręczenia i udziela odpowiedzi na trwałym nośniku. Brak udzielenia odpowiedzi w tym terminie uznaje się za uznanie reklamacji w całości zgodnie z art. 7a ustawy o prawach konsumenta.
26. Jeżeli reklamacja nie zawiera informacji niezbędnych do jej rozpatrzenia, Administrator wezwie Użytkownika do jej uzupełnienia w niezbędnym zakresie, co przerywa bieg terminu na udzielenie odpowiedzi.
27. Odpowiedź na reklamację zawiera nazwę i adres Administratora, datę złożenia reklamacji, informację o jej uwzględnieniu lub odmowie wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym oraz pouczenie o pozasądowych sposobach rozwiązywania sporów.
• VIII. PRAWA KONSUMENTA
28. Usługa Asystent AI stanowi treść cyfrową niedostarczaną na nośniku materialnym.
29. Konsumentowi co do zasady przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia bez podania przyczyny, zgodnie z art. 27 ustawy o prawach konsumenta.
30. W przypadku Dostępu testowego oraz zainicjowania zapytania przez Konsumenta przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, prawo to wygasa, pod warunkiem, że Konsument:
1. wyraził wyraźną zgodę na rozpoczęcie świadczenia Usługi przed upływem terminu do odstąpienia;
2. przyjął do wiadomości informację o utracie prawa do odstąpienia od umowy;
3. otrzymał od Administratora potwierdzenie zawarcia umowy na trwałym nośniku.
31. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może zostać złożone przy wykorzystaniu wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy o prawach konsumenta lub w dowolnej innej drodze oświadczenia woli.
• IX. POLITYKA PRYWATNOŚCI
32. Administratorem danych osobowych Użytkowników Usługi jest Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
33. Dane osobowe są przetwarzane w celu:
1. wykonania umowy o świadczenie Usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2. realizacji uzasadnionego interesu Administratora polegającego na obronie przed ewentualnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
34. Dane będą przechowywane przez okres świadczenia Usługi oraz po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń (6 lat), chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
35. Odbiorcami danych mogą być dostawcy usług IT, hostingu oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
36. Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
37. Zapytania Użytkowników są przetwarzane w infrastrukturze wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Dostawca technologii działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.
38. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych (jeżeli użytkownik wprowadzi takie dane) jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do świadczenia usługi) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora).
39. Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie koniecznym do wygenerowania odpowiedzi przez Asystenta AI i nie są przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji tego celu.
40. Pozostałe kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, nieuregulowane szczegółowo powyżej, zostały określone w ogólnej Polityce Prywatności Administratora dostępnej pod adresem: https://www.wip.pl/polityka-prywatnosci.
• X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
41. Niniejszy Regulamin obowiązuje od 24.03.2026 r.
42. Treść niniejszego Regulaminu może zostać utrwalona przez Użytkownika poprzez wydrukowanie, zapisanie na nośniku lub pobranie w każdej chwili ze strony www.wip.pl.
43. Z ważnych przyczyn Administrator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu. Za ważne przyczyny uznaje się w szczególności:
1. zmianę przepisów prawa powszechnie obowiązującego mającą wpływ na treść Regulaminu;
2. zmianę modelu językowego lub infrastruktury technologicznej wpływającej na sposób świadczenia Usługi;
3. wydanie orzeczeń sądowych lub decyzji organów administracji publicznej (np. Prezesa UOKiK) nakładających obowiązek zmiany wzorców umownych.
44. O treści zmiany Regulaminu Użytkownik zostanie powiadomiony przez Administratora najpóźniej na 14 dni przed jej wprowadzeniem, poprzez umieszczenie informacji o zmianie w Serwisie, a w zakresie Abonentów dodatkowo za pośrednictwem poczty elektronicznej. Konsument ma prawo wypowiedzieć umowę przed wejściem zmiany w życie.
45. Jeżeli jakakolwiek część Regulaminu okaże się nieważna lub nieskuteczna w świetle przepisów obowiązującego prawa, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce zapisu nieważnego stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego. Pozostałe części Regulaminu pozostają w pełnej mocy i są w pełni skuteczne.
46. Administrator ma również prawo podjąć decyzję o zaprzestaniu lub zawieszeniu świadczenia Usług z ważnych powodów, w szczególności w przypadku przerw technicznych lub modernizacji. W takim przypadku poinformuje Użytkowników, zamieszczając na Stronie Internetowej Serwisu stosowną informację. Zaprzestanie lub zawieszenie świadczenia Usług może nastąpić po upływie co najmniej 30 dni od dnia zamieszczenia wyżej wymienionych informacji.
47. W zakresie nieuregulowanym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o prawach konsumenta, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawa komunikacji elektronicznej.
48. Regulamin nie wyłącza oraz nie ogranicza żadnych uprawnień Użytkownika będącego Konsumentem, które przysługują mu na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. W przypadku sprzeczności pomiędzy postanowieniami Regulaminu a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, przyznającymi Konsumentom uprawnienia, pierwszeństwo mają te przepisy.
49. Prawem właściwym dla rozstrzygania wszelkich sporów powstałych na gruncie niniejszego Regulaminu jest prawo polskie. Wszelkie spory powstałe na gruncie niniejszego Regulaminu których Stronom nie uda się w pierwszej kolejności rozwiązać ugodowo, podlegają następnie rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Administratora, a w odniesieniu do Konsumentów, sąd powszechny właściwy zgodnie z ogólnymi zasadami określonymi przepisami ustawy z dnia 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.