Regulamin świadczenia usług aplikacji Smart Ipet

• Definicje pojęć

Na potrzeby niniejszego regulaminu strony nadają poniższym pojęciom następujące znaczenie:

• § 1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa warunki korzystania z Aplikacji przez Klientów i Użytkowników oraz zasady świadczenia Usługi przez Usługodawcę.
2. Zawarcie Umowy następuje z chwilą skutecznego złożenia zamówienia i akceptacji niniejszego Regulaminu przez Klienta.
3. System oferowany jest przez Usługodawcę wyłącznie do użytku profesjonalnego, związanego z prowadzeniem działalności zawodowej, gospodarczej lub statutowej w obszarze oświaty.
4. Wszystkie osoby korzystające z Systemu mogą w każdym czasie uzyskać dostęp do Regulaminu poprzez stronę internetową: https://smartipet.pl.
• § 2. Zakres Usług i Funkcjonalności
5. Usługa polega na zapewnieniu zdalnego dostępu do Aplikacji, która umożliwia tworzenie projektów IPET w oparciu o zautomatyzowaną analizę wgranych Dokumentów Źródłowych.
6. Korzystanie z Aplikacji obejmuje następujące kroki:
1. Wgranie przez Użytkownika Dokumentów Źródłowych.
2. Analiza wgranych dokumentów przez zaawansowane algorytmy Aplikacji, w tym modele językowe oraz udzielenie odpowiedzi na dodatkowe pytania systemowe.
3. Wygenerowanie przez Aplikację projektu dokumentu IPET, który Użytkownik może edytować i dostosować do indywidualnych potrzeb ucznia.
7. W ramach Aplikacji Użytkownik uzyskuje również dostęp do Modułu Konwersacyjnego (Czat). Funkcjonalność ta polega na wprowadzaniu zapytań, których celem jest uzyskanie wsparcia merytorycznego (w tym odpowiedzi na pytania dotyczące IPET i WOPFU) oraz modyfikacja, doprecyzowanie lub rozwinięcie projektu IPET, ściśle w oparciu o Dokumenty Źródłowe oraz Merytoryczną Bazę Wiedzy.
• § 3. Informacje dotyczące systemu AI wysokiego ryzyka
8. Klient przyjmuje do wiadomości, że zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (Akt o AI), Aplikacja Smart IPET jest klasyfikowana jako system AI wysokiego ryzyka.
9. W związku z tym, Usługodawca przekazuje następujące informacje, stanowiące element instrukcji obsługi w rozumieniu art. 13 Aktu o AI:
1. Aplikacja wykorzystuje technologię RAG (Retrieval-Augmented Generation), co oznacza, że generowane treści opierają się wyłącznie na wgranych Dokumentach Źródłowych oraz zamkniętej, zweryfikowanej Merytorycznej Bazie Wiedzy.
2. Aplikacja jest przeznaczona do wspierania wykwalifikowanego personelu pedagogicznego w przygotowywaniu projektów Indywidualnych Programów Edukacyjno-Terapeutycznych (IPET) poprzez zautomatyzowaną analizę Dokumentów Źródłowych.
3. Usługodawca gwarantuje, że Dane Osobowe oraz treści Dokumentów Źródłowych wprowadzane przez Klienta do Aplikacji NIE SĄ wykorzystywane do trenowania, doszkalania (fine-tuning) ani rozwoju modeli językowych (LLM) wykorzystywanych w Aplikacji. Dane te są przetwarzane w sposób izolowany i służą wyłącznie do wygenerowania projektu IPET na rzecz danego Klienta, po czym są usuwane zgodnie z zasadami retencji danych określonymi w Regulaminie.
4. dokładność i trafność generowanych przez Aplikację propozycji zależą od jakości, kompletności i jednoznaczności danych zawartych w Dokumentach Źródłowych. Wyniki mogą zawierać nieścisłości lub wymagać doprecyzowania. Dające się racjonalnie przewidzieć niewłaściwe wykorzystanie, polegające na bezkrytycznym przyjęciu wygenerowanego projektu bez weryfikacji przez specjalistę, stwarza ryzyko nieadekwatnego dostosowania procesu kształcenia do potrzeb ucznia.
5. Aplikacja jest narzędziem pomocniczym. Każdy wygenerowany projekt IPET wymaga bezwzględnej weryfikacji, edycji i ostatecznego zatwierdzenia przez Użytkownika posiadającego odpowiednie kwalifikacje pedagogiczne. Nadzór ze strony człowieka jest kluczowym i niezbędnym warunkiem prawidłowego korzystania z Usługi.
• § 4. Dostępność Usługi i Prace Techniczne
10. Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby Aplikacja oraz wszystkie Usługi udostępniane za jej pośrednictwem działały w sposób ciągły bez jakichkolwiek zakłóceń.
11. Usługodawca oświadcza, że w celu zabezpieczenia danych przed utratą w wyniku awarii, regularnie wykonuje kopie zapasowe danych wprowadzonych przez Klienta do Aplikacji.
12. Kopie zapasowe są tworzone nie rzadziej niż co 24 godziny i przechowywane w bezpiecznej lokalizacji.
13. Kopie zapasowe służą wyłącznie do odtworzenia danych w przypadku awarii Systemu po stronie Usługodawcy i nie zwalniają Klienta z obowiązku samodzielnej archiwizacji wygenerowanych przez siebie dokumentów.
14. Usługodawca zastrzega sobie prawo do przeprowadzania planowanych przerw technicznych (Prace Konserwacyjne) niezbędnych do utrzymania, aktualizacji i rozwoju Aplikacji. O planowanych przerwach technicznych Usługodawca poinformuje Klientów z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, publikując komunikat w Aplikacji lub wysyłając informację na adres e-mail Klienta.
15. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia w działaniu lub niedostępność Aplikacji spowodowane przez:
1. planowane Przerwy Techniczne, o których Klient został prawidłowo poinformowany;
2. działanie Siły Wyższej;
3. problemy lub awarie leżące po stronie Klienta lub jego Użytkowników (w szczególności dotyczące sprzętu, oprogramowania lub połączenia z siecią Internet);
4. awarie lub niedostępność usług i infrastruktury dostawców zewnętrznych, na które Usługodawca nie ma wpływu (np. awaria centrum danych, awaria łączy telekomunikacyjnych);
5. działania lub zaniechania osób trzecich, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności (np. ataki hakerskie, w tym typu DDoS).
• § 5.Zasady Zakupu i Płatności
16. Korzystanie z Aplikacji wymaga zawarcia Umowy i wykupienie Pakietu Subskrypcyjnego.
17. Wszystkie ceny podane w Cenniku są cenami netto, do których zostanie doliczony podatek od towarów i usług (VAT) według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
18. Opłata za Pakiet Subskrypcyjny może być wnoszona w jeden z następujących sposobów:
1. płatność jednorazowa za cały Okres Subskrypcji, dokonywana z góry;
2. płatność ratalna – na zasadach wskazanych w pkt. 19
19. W przypadku wyboru płatności ratalnej:
1. całkowita należność z tytułu Opłaty Subskrypcyjnej zostaje rozłożona na 6 (sześć) równych rat płatnych w okresach miesięcznych;
2. termin płatności pierwszej raty przypada na 14 (czternasty) dzień od daty zawarcia Umowy;
3. pozostałe 5 (pięć) rat płatnych jest zgodnie z harmonogramem przekazanym Klientowi wraz z pierwszą fakturą.
20. Usługodawca udostępnia Klientowi następujące sposoby płatności:
1. płatność przelewem bankowym;
2. płatności elektroniczne za pośrednictwem serwisu PayU (nie dotyczy płatności ratalnej).

aktualne sposoby płatności określone są każdorazowo na stronie Cennika

21. Sposób oraz termin płatności są ściśle uzależnione od wybranej przez Klienta metody płatności oraz wybranego modelu rozliczeń (jednorazowy lub ratalny):
1. w przypadku wyboru płatności przelewem, Opłata Subskrypcyjna (pierwsza lub kolejne raty) płatna jest na podstawie faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę, w terminie 14 (czternastu) dni od dnia skutecznego złożenia zamówienia przez Klienta;
2. w przypadku wyboru płatności elektronicznych lub kartą płatniczą Opłata Subskrypcyjna płatna jest w momencie składania zamówienia za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności; Usługodawca wystawia fakturę VAT po otrzymaniu potwierdzenia autoryzacji transakcji;
22. Klient zobowiązany jest do podania oraz bieżącej aktualizacji prawidłowych danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT. Dane te pobierane są z formularza zamówienia lub ustawień Konta Klienta.
23. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, faktury VAT są wystawiane i udostępniane Klientowi w postaci faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Niezależnie od powyższego, w celach informacyjnych, Usługodawca będzie dodatkowo przesyłał Klientowi wizualizację wystawionej faktury ustrukturyzowanej:
1. w formie faktury papierowej, listem zwykłym na wskazany przez Klienta adres do korespondencji lub inny wskazany przez Klienta w Serwisie, albo
2. w formie elektronicznej na adres email wskazany przez Klienta, jeśli wybrał taką opcję przy zawieraniu Umowy
24. W przypadku, gdy Klient opóźnia się z zapłatą Opłaty Subskrypcyjnej, w całości lub w części, Usługodawca zastrzega sobie prawo:
1. dochodzenia odsetek ustawowych za czas opóźnienia w zapłacie. Usługodawcy przysługuje prawo naliczenia odsetki od kwoty pozostałej do zapłaty, poczynając od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin płatności za Pakiet Subskrypcyjny;
2. zablokowania Klientowi i Użytkownikom dostępu do Usług zgodnie z pkt. 66,
3. a następnie rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeśli Klient, mimo wezwania do zapłaty wystosowanego przez Usługodawcę, zalega z płatnością.
25. O każdej zmianie Cennika, Usługodawca powiadomi Klienta najpóźniej na miesiąc przed wprowadzeniem zmian Cennika przez zamieszczenie tej informacji na głównej Stronie Internetowej Serwisu i wiadomości e-mail wysłanej na adres mailowy wskazany przez Klienta. Zmiana taka wiązać będzie Klienta po upłynięciu okresu za jaki została opłacona Umowa i dopiero po jej przedłużeniu, jeżeli Klient nie zrezygnuje z jej przedłużenia zgodnie z Regulaminem.
26. Usługodawca poucza, że zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 935) w przypadku opóźnień w płatnościach przysługuje mu opłata rekompensująca co najmniej w wysokości 40 EUR, przy czym dotyczy to tylko przedsiębiorców oraz innych podmiotów wskazanych w art. 2 powołanej ustawy. Usługodawca dochodził będzie tej kwoty wraz z należną płatnością oraz odsetkami, jeżeli opóźnienie będzie przekraczało 90 dni.
• § 6. Czas trwania Umowy, Okres Testowy i Subskrypcja
27. Umowa zawierana jest na czas określony, równy wybranemu Okresowi Subskrypcji.
28. Usługodawca udostępnia w ramach oferty możliwość zawarcia Umowy poprzedzonej płatnym Okresem Testowym. Wysokość opłaty z tytułu Okresu Testowego określa aktualny Cennik.
29. Klientowi przysługuje prawo do rezygnacji z Usługi w trakcie Okresu Testowego. Oświadczenie o rezygnacji musi zostać złożone najpóźniej do końca (do godziny 23:59) ostatniego dnia trwania Okresu Testowego, w formie elektronicznej na adres e-mail Usługodawcy: cok@wip.pl. Skutecznie złożona rezygnacja powoduje wygaśnięcie Umowy z upływem Okresu Testowego.
30. W przypadku braku skutecznego złożenia oświadczenia o rezygnacji w terminie wskazanym w pkt 29 Umowa jest kontunuowana zgodnie z wybranym Pakietem Subskrypcyjnych, a Klient zobowiązany jest do uiszczenia pełnej Opłaty Subskrypcyjnej z tytułu wybranego Okresu Subskrypcji, zgodnie z Cennikiem.
31. Subskrypcja ma charakter odnawialny i po upływie opłaconego Okresu Subskrypcyjnego, ulega automatycznemu przedłużeniu na kolejny, taki sam okres.
32. Klient ma prawo w dowolnym momencie zrezygnować z subskrypcji (wypowiedzieć Umowę) ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcyjnego.
33. Rezygnacji można dokonać poprzez wysłanie oświadczenia w formie elektronicznej na adres e-mail Usługodawcy. Usługa pozostaje aktywna do końca opłaconego Okresu Subskrypcyjnego.
34. W przypadku rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Klienta przed upływem opłaconego Okresu Subskrypcji, uiszczona opłata nie podlega zwrotowi.
35. Usługodawca ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Klienta postanowień niniejszego Regulaminu, w szczególności poprzez wykorzystywanie Aplikacji w celach niezgodnych z prawem lub udostępnianie dostępu osobom nieuprawnionym.
36. Zakończenie trwania Umowy (niezależnie od przyczyny) uprawnia Usługodawcę do zablokowania dostępu do konta Klienta.
37. Wszystkie dane, w tym Dokumenty Źródłowe i wygenerowane projekty IPET, zostaną trwale i bezpowrotnie usunięte z serwerów Usługodawcy w terminie 30 dni od dnia zakończenia Umowy. Klient jest zobowiązany do samodzielnej archiwizacji danych przed tym terminem.
• § 7. Konto i Użytkownicy
38. Warunkiem korzystania z Usług jest utworzenie indywidualnego Konta przez Klienta.
39. W zależności od wykupionego Pakietu Subskrypcyjnego, Klient ma prawo do utworzenia określonej liczby kont dla Użytkowników w ramach swojego Konta głównego.
40. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za zarządzanie kontami Użytkowników, w tym za nadawanie, modyfikowanie i odbieranie im uprawnień dostępu do Aplikacji.
41. Klient jest odpowiedzialny za wszelkie działania i zaniechania Użytkowników, którym umożliwił dostęp do Konta, jak za swoje własne działania i zaniechania.
42. Klient zobowiązuje się do zapewnienia, że Użytkownicy przestrzegają postanowień niniejszego Regulaminu.
43. Klient zobowiązany jest do zachowania w poufności danych dostępowych do Konta (loginu i hasła) i do ochrony ich przed dostępem osób nieuprawnionych.
44. W przypadku podejrzenia, że doszło do nieuprawnionego wykorzystania Konta lub uzyskania dostępu do danych logowania przez osoby trzecie, Klient zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Usługodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej.
• § 8. Wymagania Techniczne
45. Prawidłowe funkcjonowanie Aplikacji i korzystanie z Usług oferowanych przez Usługodawcę jest możliwe pod warunkiem spełnienia przez urządzenie końcowe Użytkownika następujących minimalnych wymagań technicznych.
46. Wymagania sprzętowe:
1. urządzenie: komputer stacjonarny lub laptop;
2. pamięć operacyjna: co najmniej 4GB pamięci RAM (zalecane 8GB);
3. ekran o rozdzielczości co najmniej 1024px x 768px.
47. Wymagania dotyczące oprogramowania:
1. system operacyjny: aktualna wersja jednego z systemów Windows, macOS;
2. przeglądarka internetowa: najnowsza, stabilna wersja jednej z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Opera;
3. ustawienia przeglądarki: włączona obsługa JavaScript oraz plików cookies;
4. oprogramowanie dodatkowe: program pozwalający na odczyt plików w formacie .PDF oraz .DOCX.
48. Wymagania sieciowe:
1. Do uruchomienia i prawidłowego działania Aplikacji niezbędne jest stałe, aktywne połączenie z siecią Internet. Usługodawca nie jest dostawcą usług transmisji danych.
2. Koszty transmisji danych niezbędnych do korzystania z Aplikacji Użytkownicy pokrywają we własnym zakresie na podstawie umów zawartych z operatorami telekomunikacyjnymi lub innymi dostawcami Internetu. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za wysokość opłat pobieranych z tytułu korzystania z transmisji danych.
49. Aplikacja jest przeznaczona do użytku na komputerach stacjonarnych i laptopach. Oprogramowanie dostępne jest w formule Software as a Service (SaaS), a Użytkownicy mają do niego dostęp o dowolnej porze z dowolnego urządzenia pozwalającego na dostęp do Internetu i spełniającego powyższe wymogi.
• § 9. Zasady korzystania z Aplikacji
50. Klient i jego Użytkownicy zobowiązani są do korzystania z Aplikacji w sposób zgodny z jej przeznaczeniem, niniejszym Regulaminem, obowiązującym prawem oraz dobrymi obyczajami.
51. W ramach korzystania z Aplikacji zabronione jest w szczególności:
1. dostarczanie i wgrywanie treści o charakterze bezprawnym;
2. podejmowanie działań zakłócających lub mogących zakłócić prawidłowe funkcjonowanie Aplikacji, w tym prób uzyskania nieautoryzowanego dostępu;
3. wykorzystywanie Aplikacji do celów innych niż jej przeznaczenie, w tym do działalności konkurencyjnej;
4. podejmowanie prób inżynierii wstecznej, dekompilacji lub demontażu Aplikacji.
52. Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego zablokowania dostępu do Aplikacji lub poszczególnych jej funkcjonalności w przypadku, gdy Klient lub jego Użytkownicy:
1. naruszają postanowienia niniejszego Regulaminu lub przepisy prawa;
2. działają na szkodę Usługodawcy lub innych użytkowników;
3. zalegają z płatnościami za Usługę.
53. Usługodawca odblokuje dostęp niezwłocznie po ustaniu przyczyny zablokowania.
• § 10. Własność Intelektualna i Licencja
54. Aplikacja Smart IPET, w tym jej kod źródłowy, interfejs graficzny, bazy danych, a także wszelkie treści merytoryczne i wzorce dokumentów udostępniane w ramach Usługi (zwane dalej "Utworami"), stanowią przedmiot wyłącznych praw autorskich Usługodawcy i podlegają ochronie prawnej.
55. Z chwilą rozpoczęcia świadczenia Usługi, Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej i niezbywalnej licencji na korzystanie z Aplikacji i Utworów, ważnej na terytorium całego świata, przez czas trwania Umowy.
56. Licencja uprawnia Klienta do korzystania z Aplikacji wyłącznie zgodnie z jej przeznaczeniem, tj. do tworzenia dokumentów IPET na potrzeby własnej działalności zawodowej lub statutowej. Licencja obejmuje następujące pola eksploatacji:
1. zwielokrotnianie wygenerowanych dokumentów techniką cyfrową w pamięci komputera oraz w ramach wewnętrznych sieci;
2. zwielokrotnianie wygenerowanych dokumentów poprzez ich wydruk na użytek własny.
57. Klient nie jest uprawniony do udzielania sublicencji, odsprzedaży, najmu, dzierżawy ani jakiegokolwiek innego udostępniania Aplikacji lub Utworów osobom trzecim, z wyjątkiem Użytkowników upoważnionych przez Klienta.
58. Zabronione jest pobieranie zawartości baz danych Aplikacji i wtórne ich wykorzystywanie w całości lub w istotnej części w celach komercyjnych.
• § 11. Zasady przetwarzania danych i powierzenie przetwarzania (RODO)
59. W ramach świadczenia Usługi, w odniesieniu do Danych Osobowych, w tym Danych Wrażliwych, zawartych w Dokumentach Źródłowych:
1. Klient działa jako Administrator Danych Osobowych (ADO)
2. Usługodawca działa jako Podmiot Przetwarzający (Procesor).
60. Powierzenie przetwarzania danych osobowych odbywa się na podstawie niniejszego Regulaminu, który stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO. Wiąże on Procesora i Administratora przez okres świadczenia Usług,
61. Przedmiotem przetwarzania są Dane Osobowe wprowadzane przez Administratora (lub w jego imieniu) do Aplikacji w celu korzystania z Usługi.
62. Celem przetwarzania jest wyłącznie umożliwienie Klientowi korzystania z funkcjonalności Aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem, prawidłowe świadczenie Usługi, w tym zapewnienie jej funkcjonowania, bezpieczeństwa, konserwacji oraz wsparcia technicznego.
63. Charakter przetwarzania polega na świadczeniu przez Procesora Usług, co obejmuje w szczególności hosting, przechowywanie, udostępnianie (wyłącznie na polecenie Administratora), zabezpieczanie oraz wykonywanie operacji na danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Aplikacji i świadczenia wsparcia technicznego.
64. Przetwarzanie danych osobowych trwa przez okres obowiązywania Umowy o świadczenie Usług. Po zakończeniu świadczenia Usług (rozwiązaniu Umowy), Procesor usuwa wszelkie powierzone dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, zgodnie z trybem opisanym w § 7 pkt 38 Regulaminu, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie tych danych.
65. Administrator decyduje o zakresie i rodzaju danych wprowadzanych do Aplikacji. Mogą to być w szczególności:
1. Dane identyfikacyjne, kontaktowe i organizacyjne (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko).
2. Dane osobowe szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, w tym Dane Wrażliwe (np. informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, potrzebach edukacyjnych i psychofizycznych ucznia).
66. Kategorie osób, których dane dotyczą, obejmują m.in. uczniów, rodziców/opiekunów prawnych, pracowników i współpracowników Administratora oraz inne osoby, których dane Administrator przetwarza w ramach swojej działalności i wprowadza do Aplikacji.
67. Klient przyjmuje do wiadomości, że Aplikacja dokonuje zautomatyzowanego przetwarzania danych (Profilowania). Wynik tego przetwarzania stanowi jedynie sugestię i materiał pomocniczy dla Użytkownika. Działanie Aplikacji nie prowadzi do podejmowania zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec ucznia skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.
68. Procesor oświadcza, że w ramach świadczenia Usługi dostarcza wyłącznie narzędzie technologiczne i nie weryfikuje charakteru, zakresu ani podstawy prawnej danych przetwarzanych przez Administratora.
69. Klient oświadcza i przyjmuje do wiadomości, że jako Administrator ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodne z prawem przetwarzanie Danych Osobowych wprowadzanych do Aplikacji. Administrator jest w szczególności zobowiązany do zapewnienia, że posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania danych, w tym danych szczególnych kategorii, o których mowa w pkt 65 ppkt 2)
70. Procesor zobowiązuje się przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora – co obejmuje korzystanie z Aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem i niniejszym Regulaminem – chyba że taki obowiązek nakładają na niego przepisy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.
71. Procesor zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy (zawodowej lub umownej) lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
72. Dostęp do Danych Osobowych powierzonych przez Klienta jest ograniczony wyłącznie do upoważnionego personelu Procesora i tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych w pkt 63, w szczególności w ramach czynności wsparcia technicznego lub prac serwisowych.
73. Procesor wdraża i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w art. 32 RODO, mające na celu zapewnienie stopnia bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Procesor oświadcza, że wdrożył środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia wysokiego stopnia bezpieczeństwa przetwarzanych Danych Osobowych, w szczególności Danych Wrażliwych, zgodnie z art. 32 RODO. Środki te obejmują m.in. szyfrowanie danych, kontrolę dostępu oraz regularne testowanie zabezpieczeń, a także logiczną i kryptograficzną separację danych poszczególnych Klientów, uniemożliwiającą dostęp do nich osobom nieuprawnionym lub innym Klientom.
74. Usługodawca oświadcza, że dane przetwarzane są w granicach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na europejskich serwerach chmury Microsoft Azure.
75. Procesor, w miarę możliwości i uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
76. Procesor, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków).
77. Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Administratorowi lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. Warunki, termin i zakres audytu będą każdorazowo uzgadniane przez Strony.
78. Klient (Administrator) wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z usług innych podmiotów przetwarzających (dalej jako „Podprocesorzy”), niezbędnych do prawidłowego świadczenia i utrzymania Usługi. Zgoda obejmuje w szczególności:
1. twórca oprogramowania Aplikacji (dewelopera) w zakresie niezbędnym do świadczenia wsparcia technicznego, usuwania awarii, konserwacji oraz rozwoju Aplikacji;
2. dostawca usług chmurowych i infrastruktury serwerowej (hosting) w celu zapewnienia działania Aplikacji i przechowywania danych.
79. Procesor zapewnia, że podmioty, którym powierza dane, dają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków ochrony danych, a umowa z Podprocesorem nakłada na niego obowiązki nie mniej rygorystyczne niż te określone w niniejszym paragrafie.
80. Aktualna lista Podprocesorów, wraz ze wskazaniem lokalizacji ich siedzib oraz zakresu powierzonych im operacji przetwarzania, jest udostępniana Administratorowi na pisemne żądanie Administratora.
81. Procesor zobowiązuje się informować Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Podprocesorów, dając Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.
82. Procesor co do zasady przetwarza dane z wykorzystaniem Podprocesorów mających siedzibę w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). W przypadku zamiaru przekazania danych Podprocesorowi zlokalizowanemu poza EOG (w państwie trzecim), Procesor poinformuje o tym Administratora i zapewni, że transfer odbędzie się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich mechanizmów zgodności (np. standardowych klauzul umownych) zgodnie z rozdziałem V RODO.
83. W zakresie nieuregulowanym niniejszym paragrafem, zastosowanie mają bezpośrednio przepisy RODO, w szczególności art. 28 RODO. 88. W pozostałym zakresie, w szczególności w odniesieniu do danych Klienta (jako podmiotu prawnego) lub jego przedstawicieli i osób kontaktowych (np. danych rejestracyjnych konta, danych do fakturowania), dla których Usługodawca jest odrębnym administratorem, a także w kwestiach dotyczących plików cookies, zasady przetwarzania Danych Osobowych określa Polityka Prywatności, dostępna pod adresem: https://www.wip.pl/polityka-prywatnosci.
• § 12. Oświadczenia Klienta i podstawa prawna przetwarzania
84. Klient oświadcza, że jako Administrator Danych Osobowych ponosi wyłączną odpowiedzialność za posiadanie ważnej podstawy prawnej do przetwarzania Danych Osobowych, w tym Danych Wrażliwych, które wprowadza do Aplikacji.
85. Klient oświadcza, że przetwarza dane uczniów w ramach realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów ustawy Prawo oświatowe (w tym art. 127), co stanowi podstawę legalizującą przetwarzanie Danych Wrażliwych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) lub e) oraz art. 9 ust. 2 lit. g) RODO.
86. Usługodawca, jako Podmiot Przetwarzający, dostarcza jedynie narzędzie technologiczne i nie weryfikuje podstawy prawnej, na mocy której Klient przetwarza dane.
• § 13. Odpowiedzialność
87. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
1. Merytoryczną poprawność, kompletność i jakość danych zawartych w Dokumentach Źródłowych;
2. Ostateczną treść dokumentu IPET, która jest weryfikowana, ewentualnie modyfikowana i zatwierdzana przez Użytkownika;
3. Skutki podjętych przez Klienta lub Użytkownika działań edukacyjnych, terapeutycznych lub wychowawczych na podstawie projektu IPET wygenerowanego przez Aplikację.
4. Aplikacja jest narzędziem pomocniczym działającym w oparciu o generatywną sztuczną inteligencję. Generowane przez nią treści (projekty IPET) mają charakter wyłącznie propozycji i sugestii, a nie gotowej diagnozy czy też decyzji w rozumieniu prawa. Usługodawca nie gwarantuje pełnej poprawności merytorycznej wygenerowanych treści. Ostateczna weryfikacja merytoryczną, edycja i zatwierdzenie dokumentu IPET należy do wyłącznej odpowiedzialności Użytkownika posiadającego odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
88. Usługodawca jest uprawniony do przerw lub zakłóceń w świadczeniu Usług i udostępnianiu Serwisu, jeśli ich powodem jest:
1. modyfikacja, modernizacja, rozbudowa lub konserwacja systemu teleinformatycznego lub oprogramowania Usługodawcy;
2. siła wyższa, działania lub zaniechania osób trzecich (działania niezależne od Usługodawcy);
3. problemy lub awarie leżące po stronie Klienta lub jego Użytkowników (w szczególności dotyczące sprzętu, oprogramowania lub połączenia z siecią Internet);
4. awarie lub niedostępność usług i infrastruktury dostawców zewnętrznych, na które Usługodawca nie ma wpływu (np. awaria centrum danych, awaria łączy telekomunikacyjnych).
89. O przerwach technicznych i czasie ich trwania Usługodawca będzie w miarę możliwości informował poprzez dostępne mu środki, w szczególności poprzez umieszczanie komunikatów na Stronie Internetowej Serwisu.
90. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonywanie Usług, jeżeli jest to spowodowane przez osoby trzecie niezależne od Usługodawcy (w szczególności operatorów telekomunikacyjnych, dostawców łączy telekomunikacyjnych i energii elektrycznej, podmiotów zajmujących się świadczeniem usług pocztowych, przewozowych, kurierskich, itp.). Usługodawca ponosi jednak odpowiedzialność, jak za własne działanie lub zaniechanie, za działania lub zaniechania osób, z których pomocą Usługi wykonuje, jak również za podmioty, którym wykonanie Usług powierza.
91. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niemożność lub utrudnienia w korzystaniu z Serwisu, wynikające z przyczyn leżących po stronie Klienta lub Użytkownika, w szczególności w przypadku podania przez Klienta lub Użytkownika błędnych danych, czy za utratę przez Klienta lub Użytkownika lub wejście w posiadanie przez osoby trzecie (niezależnie od sposobu) loginu lub Hasła. Usługodawca zapewnia możliwość odzyskania Hasła przez Klienta i Użytkownika. Usługodawca odpowiada jednak, jeśli utrata przez Klienta lub Użytkownika, lub wejście w posiadanie jego Loginu/i lub Hasła przez osoby trzecie nastąpiło z przyczyn zawinionych przez Usługodawcę lub z przyczyn, za które Usługodawca ponosi odpowiedzialność.
92. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu szkód spowodowanych działaniami lub zaniechaniami Klienta lub Użytkowników, powstałymi na skutek korzystania przez nich z Serwisu w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami prawa lub Regulaminem.
93. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść i poprawność danych oraz informacji wprowadzonych przez Klienta lub Użytkownika do Serwisu, w tym Materiałów, jak również za treść i poprawność danych oraz informacji wprowadzonych przez Klienta lub Użytkownika do generowanych, z wykorzystaniem Serwisu, Formularzy.
94. W przypadku, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie którejkolwiek z Umów stanowi zarazem czyn niedozwolony, odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta niebędącego Konsumentem ogranicza się wyłącznie do odpowiedzialności kontraktowej, określonej w Regulaminie.
95. Wyłącznym źródłem zobowiązań Usługodawcy jest niniejszy Regulamin, oferta Usługodawcy przyjęta przez Klienta, ogólny regulamin świadczenia usług oraz sprzedaży towarów przez Usługodawcę oraz bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa. W zakresie w jakim postanowienia oferty Usługodawcy przyjętej przez Klienta byłyby sprzeczne z niniejszym Regulaminem, zastosowanie mają postanowienia tej oferty.
96. Usługodawca zastrzega sobie prawo do umieszczania w Serwisie treści reklamowych dotyczących własnych towarów i Usług, jak i towarów i usług osób trzecich, w formach stosowanych w Internecie.
97. Usługodawca w ramach Serwisu nie świadczy Usług na rzecz Konsumentów.
98. Na Usługi Usługodawca nie udziela gwarancji oraz nie przewiduje dla nich dodatkowych usług posprzedażnych.
99. Na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego, Strony wyłączają odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne Usługi.
100. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i nie może przekroczyć kwoty uiszczonej przez Klienta za roczny okres subskrypcji. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych z winy umyślnej.
• § 14. Procedura reklamacyjna
101. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Usług przez Usługodawcę lub nierealizowania ich zgodnie z Regulaminem, Klient ma prawo złożenia reklamacji bezpośrednio do Usługodawcy.
102. Wszelkie reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu oraz problemy z korzystaniem z Usług należy zgłaszać z podaniem opisu reklamacji i przyczyn jej zgłoszenia oraz podaniem danych identyfikujących Klienta wnoszącego reklamację.
103. Reklamacje można w szczególności zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail: cok@wip.pl.
104. Każda reklamacja złożona przez Klienta powinna zawierać następujące elementy:
1. imię i nazwisko osoby zgłaszającej, firma (nazwa) Klienta;
2. adres e-mail;
3. wskazanie Usługi (Serwisu), z którą wiąże się reklamacja;
4. wskazanie okoliczności uzasadniających reklamację;
5. określenie zakresu żądania przez Klienta składającego reklamację.
105. Jeżeli podane w reklamacji informacje wymagają uzupełnienia, przed rozpatrzeniem reklamacji Usługodawca zwraca się do Klienta składającego reklamację o ich uzupełnienie.
106. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 Dni Roboczych od daty jej otrzymania w prawidłowy sposób, określony w pkt. 103 i spełniającej wymogi wskazane w pkt. 104. W przypadku konieczności uzupełnienia reklamacji, termin ten liczy się od dnia dostarczenia uzupełnionej reklamacji.
107. Odpowiedź na reklamację zawierająca sposób jej rozpatrzenia, zostanie wysłana wyłącznie na adres poczty elektronicznej podany przez Klienta.
108. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym na wyraźną prośbę Klienta, Usługodawca wysyła odpowiedź na reklamację na inny adres poczty elektronicznej, wskazany przez Klienta lub w formie pisemnej na wskazany przez Klienta adres do korespondencji.
109. W terminie 14 dni od dnia udzielenia przez Usługodawcę odpowiedzi na złożoną reklamację, Klient wskazuje czy akceptuje przedstawioną propozycję rozpatrzenia tej reklamacji.
110. Niedotrzymanie tego terminu przez Klienta uprawnia Usługodawcę do uznania drogi postępowania reklamacyjnego za wyczerpaną i przyjęcia udzielonej odpowiedzi na reklamację za ostateczną.
111. W przypadku braku akceptacji Klienta odnośnie do propozycji rozpatrzenia reklamacji i podania przez Klienta przyczyn odmowy tej akceptacji, w terminie tam określonym - Usługodawca ponownie rozpatruje reklamację w terminie 7 dni.
112. Odpowiedź Usługodawcy na reklamację po upływie tego terminu jest ostateczna.
113. Klient może zgłosić Usługodawcy swoje uwagi w związku z korzystaniem z Usług.
114. Uwagi powinny być zgłoszone drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w pkt. 103. Usługodawca, w miarę możliwości, lecz nie później niż w terminie 21 Dni Roboczych od dnia zgłoszenia ww. uwag, udziela odpowiedzi na uzasadnione zastrzeżenia Klienta, na adres poczty elektronicznej podany w zgłoszeniu ww. uwag.
• § 15. Postanowienia końcowe
115. Z ważnych przyczyn (takich jak np. zmiana przepisów prawa lub praktyki jego stosowania, lub zmiana funkcjonalności Serwisu) Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu.
116. O treści zmiany Regulaminu Klient zostanie powiadomiony przez Usługodawcę najpóźniej na miesiąc przed jej wprowadzeniem, poprzez umieszczenie przez Usługodawcę na głównej Stronie Internetowej Serwisu wiadomości o zmianie Regulaminu, zawierającej zestawienie zmian Regulaminu i utrzymanie tej informacji na głównej Stronie Internetowej Serwisu przez co najmniej 14 dni, a ponadto za pośrednictwem e-maila wysłanego na ostatnio wskazany przez Klienta adres e-mail, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
117. Zmiana treści Regulaminu obowiązuje Klienta, jeżeli nie rozwiąże on Umowy o świadczenie Usług płatnych najpóźniej na 14 dni przed wprowadzeniem zmian Regulaminu. W przypadku dokonania takiego wypowiedzenia, Umowa ulegnie rozwiązaniu z upływem okresu, za jaki została ona opłacona, a w okresie tym przedmiotowe zmiany Regulaminu nie będą miały do niego zastosowania.
118. Nie stanowi zmiany Regulaminu: zmiana zawartych w nim danych teleadresowych dotyczących Usługodawcy ani zmiana danych Usługodawcy wynikająca ze zmiany formy prawnej prowadzenia przez niego działalności.
119. Jeżeli jakakolwiek część Regulaminu okaże się nieważna lub nieskuteczna w świetle przepisów obowiązującego prawa, należy tę część interpretować w taki sposób, by była ona zgodna z prawem właściwym i odzwierciedlała w najbardziej zbliżonym jak to możliwe zakresie intencje danego zapisu. Pozostałe części Regulaminu pozostają w pełnej mocy i są w pełni skuteczne.
120. Usługodawca ma również prawo podjąć decyzję o zaprzestaniu lub zawieszeniu świadczenia Usług z ważnych powodów. W takim przypadku poinformuje Klientów, zamieszczając na Stronie Internetowej Serwisu stosowną informację.
121. Zaprzestanie lub zawieszenie świadczenia Usług może nastąpić po upływie co najmniej 30 dni od dnia zamieszczenia w/w informacji. W zakresie w jakim dotyczyłoby to Usług płatnych, za okres ten Usługodawca nie jest uprawniony do żądania wynagrodzenia, a wpłacone z góry ulega stosownemu zwrotowi w terminie 14 dni od zaprzestania lub zawieszenia świadczenia Usług płatnych, a Umowa na świadczenie Usług płatnych ulega rozwiązaniu, jeżeli nie zostaną one wznowione w terminie 30 dni.
122. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
123. Wszelkie spory powstałe na gruncie niniejszego Regulaminu lub Umowy, których Stronom nie uda się w pierwszej kolejności rozwiązać ugodowo, podlegają następnie rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
124. Regulamin wchodzi w życie w dniu 8.04.2026 r.