Regulamin świadczenia usług serwisu Documentis Oświata

• § 1. Definicje

• § 2. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa warunki korzystania z Serwisu przez Klientów i Użytkowników oraz zasady świadczenia Usługi przez Usługodawcę.
2. Zawarcie Umowy następuje z chwilą skutecznego złożenia zamówienia i akceptacji niniejszego Regulaminu przez Klienta.
3. Serwis oferowany jest przez Usługodawcę wyłącznie do użytku profesjonalnego, związanego z prowadzeniem działalności zawodowej, gospodarczej lub statutowej w obszarze oświaty.
4. Wszystkie osoby korzystające z Serwisu mogą w każdym czasie uzyskać dostęp do Regulaminu poprzez stronę internetową: www.dokumentis.pl/regulamin.

• § 3. Zakres Usług i Funkcjonalności
1. W ramach Usługi Usługodawca zapewnia Klientowi zdalny dostęp do Serwisu, który umożliwia w szczególności:
1. dostęp do kompleksowej bazy edytowalnych wzorów i szablonów dokumentów wykorzystywanych w placówkach oświatowych;
2. automatyczne generowanie dokumentów na podstawie wprowadzonych danych, z wykorzystaniem aktywnych formularzy i podpowiedzi;
3. prowadzenie Kartoteki danych w celu automatyzacji procesu wypełniania dokumentów;
4. zarządzanie wygenerowanymi dokumentami, w tym ich katalogowanie, archiwizację, wyszukiwanie i wersjonowanie;
5. bezpieczne udostępnianie dokumentów innym Użytkownikom w ramach Konta Klienta;
6. uwierzytelnianie Użytkowników w oparciu o mechanizm logowania przez Wspólne Konto Wiedza i Praktyka.

• § 4. Dostęp Testowy
1. Każdemu nowemu Klientowi przysługuje prawo do jednorazowego skorzystania z Konta Testowego.
2. Po upływie okresu, na jaki przyznano Konto Testowe, dostęp do niego zostaje automatycznie zablokowany.
3. W przypadku nieuiszczenia opłaty za wybrany Pakiet Subskrypcyjny w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia zakończenia okresu testowego, wszelkie dane wprowadzone przez Klienta lub Użytkowników do Serwisu w ramach Konta Testowego zostaną bezpowrotnie usunięte.
4. Warunkiem przedstawienia Klientowi oferty zakupu Pakietu Subskrypcyjnego oraz prowadzenia innych działań marketingowych, w tym wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną, jest wyrażenie przez Klienta stosownej zgody w Koncie Testowym.
5. W przypadku braku zgody, o której mowa w pkt 4, dane Klienta nie zostaną umieszczone w bazie danych Usługodawcy i nie będą przetwarzane przez niego w żadnych celach marketingowych.

• § 5. Płatności
1. Korzystanie z Serwisu, po zakończeniu okresu testowego, o którym mowa w § 4, wymaga zawarcia Umowy i wykupienie jednego z dostępnych Pakietów Subskrypcyjnych.
2. Szczegółowa specyfikacja poszczególnych Pakietów Subskrypcyjnych oraz ich ceny określa Cennik, dostępny na stronie internetowej Serwisu pod adresem www.dokumentis.pl#cennik stanowiący integralną część niniejszego Regulaminu.
3. Wszystkie ceny podane w Cenniku są cenami netto, do których zostanie doliczony podatek od towarów i usług (VAT) według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
4. Opłata za Pakiet Subskrypcyjny wnoszona jest z góry za cały Okres. Sposób i termin płatności zależą od wybranej przez Klienta metody płatności (określonej w pkt 8):
1. w przypadku wyboru płatności przelewem, opłata jest płatna na podstawie faktury VAT wystawianej przez Usługodawcę w terminie 14 dni od dnia złożenia zamówienia przez Klienta;
2. w przypadku wyboru płatności elektronicznych lub kartą płatniczą, opłata jest płatna w momencie składania zamówienia, a Usługodawca wystawia fakturę VAT po otrzymaniu potwierdzenia dokonania płatności.
5. Klient upoważnia Usługodawcę do wystawienia faktury VAT bez podpisu ze strony Klienta.
6. Klient zobowiązany jest do podania oraz bieżącej aktualizacji prawidłowych danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT. Dane te pobierane są z formularza zamówienia lub ustawień Konta Klienta.
7. Faktury VAT będą przesyłane przez Usługodawcę:
1. w formie faktury papierowej, listem zwykłym na wskazany przez Klienta adres do korespondencji lub inny wskazany przez Klienta w Serwisie, albo
2. w formie elektronicznej na adres email wskazany przez Klienta, jeśli wybrał taką opcję przy zawieraniu Umowy.
8. Usługodawca udostępnia Klientowi następujące sposoby płatności:
1. płatność przelewem;
2. płatności elektroniczne i płatności kartą płatniczą za pośrednictwem serwisu PayU;
3. aktualne sposoby płatności określone są każdorazowo na stronie Cennika.
9. W przypadku, gdy Klient opóźnia się z zapłatą Opłaty Subskrypcyjnej, w całości lub w części, Usługodawca zastrzega sobie prawo:
1. dochodzenia odsetek ustawowych za czas opóźnienia w zapłacie. Usługodawcy przysługuje prawo naliczenia odsetki od kwoty pozostałej do zapłaty, poczynając od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin płatności za Pakiet Subskrypcyjny;
2. zablokowania Klientowi i Użytkownikom dostępu do Usług zgodnie z § 6 pkt 4;
3. a następnie rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeśli Klient, mimo wezwania do zapłaty wystosowanego przez Usługodawcę, zalega z płatnością.
10. Cena Pakietu Subskrypcyjnego może podlegać waloryzacji o wskaźnik inflacyjny, na podstawie Komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych. Powyższe oznacza, że auto odnowienie Pakietu Subskrypcyjnego w każdym kolejnym roku będzie uwzględniało kwotę ostatniej waloryzacji. Niniejszego postanowienia nie stosuje się, jeżeli ww. wskaźnik za dany rok wyniesie mniej niż 100.
11. O każdej zmianie Cennika, Usługodawca powiadomi Klienta najpóźniej na miesiąc przed wprowadzeniem zmian Cennika przez zamieszczenie tej informacji na głównej Stronie Internetowej Serwisu i utrzymanie tam tej informacji przez co najmniej jeden Okres Rozliczeniowy. Zmiana taka wiązać będzie Klienta po upłynięciu okresu za jaki została opłacona Umowa i dopiero po jej przedłużeniu, jeżeli Klient nie zrezygnuje z jej przedłużenia zgodnie z Regulaminem.
12. Usługodawca poucza, że zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 935) w przypadku opóźnień w płatnościach przysługuje mu opłata rekompensująca co najmniej w wysokości 40 EUR, przy czym dotyczy to tylko przedsiębiorców oraz innych podmiotów wskazanych w art. 2 powołanej ustawy. Usługodawca dochodził będzie tej kwoty wraz z należną płatnością oraz odsetkami, jeżeli opóźnienie będzie przekraczało 90 dni.

• § 6. Umowa
1. Umowa o świadczenie Usług zawierana jest na czas określony, równy Okresowi Subskrypcyjnemu i ulega automatycznemu przedłużeniu na kolejne, tożsame okresy, o ile nie zostanie wypowiedziana zgodnie z postanowieniami wskazanymi poniżej.
2. Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcyjnego. Wypowiedzenie skutkuje nieprzedłużeniem Subskrypcji na kolejny okres. Oświadczenie o wypowiedzeniu może zostać złożone za pośrednictwem funkcjonalności Konta lub w formie elektronicznej, wysłanej na adres e-mail Usługodawcy.
3. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Klienta, Usługa pozostaje aktywna do końca opłaconego Okresu Subskrypcyjnego, a uiszczona z góry opłata nie podlega zwrotowi.
4. W przypadku braku terminowej płatności za kolejny Okres Subskrypcyjny, Usługodawca po uprzednim bezskutecznym wezwaniu Klienta do zapłaty, ma prawo zawiesić świadczenie Usług i zablokować Klientowi dostęp do Konta do czasu uregulowania wszelkich zaległych należności, nie zwalnia to Klienta z obowiązku wniesienia Opłaty Subskrypcyjnej.
5. W przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, Usługodawca ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
6. Po zakończeniu Umowy, wszelkie dane wprowadzone przez Klienta do Serwisu zostaną bezpowrotnie usunięte. Szczegółowy tryb i zasady usunięcia określa § 10 niniejszego Regulaminu, przy czym usunięcie nastąpi nie później niż w terminie 60 (sześćdziesięciu) dni od dnia wygaśnięcia Umowy.

• § 7. Korzystanie z Serwisu i obowiązki Klienta
1. Klient i jego Użytkownicy zobowiązani są do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z jego przeznaczeniem, niniejszym Regulaminem, obowiązującym prawem oraz dobrymi obyczajami.
2. Warunkiem korzystania z Usług jest utworzenie indywidualnego Konta przez Klienta.
3. W zależności od wykupionego Pakietu Subskrypcyjnego, Klient ma prawo do utworzenia określonej liczby kont dla Użytkowników w ramach swojego Konta głównego.
4. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za zarządzanie kontami Użytkowników, w tym za nadawanie, modyfikowanie i odbieranie im uprawnień dostępu do Serwisu.
5. Klient jest odpowiedzialny za wszelkie działania i zaniechania Użytkowników, którym umożliwił dostęp do Konta, jak za swoje własne działania i zaniechania.
6. Klient zobowiązuje się do zapewnienia, że Użytkownicy przestrzegają postanowień niniejszego Regulaminu.
7. Klient zobowiązany jest do zachowania w poufności danych dostępowych do Konta (loginu i hasła) i do ochrony ich przed dostępem osób nieuprawnionych.
8. W przypadku podejrzenia, że doszło do nieuprawnionego wykorzystania Konta lub uzyskania dostępu do danych logowania przez osoby trzecie, Klient zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Usługodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej.
9. W ramach korzystania z Serwisu zabronione jest w szczególności:
1. dostarczanie i wprowadzanie do Serwisu treści o charakterze bezprawnym;
2. podejmowanie działań zakłócających lub mogących zakłócić prawidłowe funkcjonowanie Serwisu, w tym prób uzyskania nieautoryzowanego dostępu;
3. wykorzystywanie Serwisu do celów innych niż jego przeznaczenie, w tym do działalności konkurencyjnej;
4. pobieranie zawartości baz danych i Materiałów w celu ich wtórnego wykorzystywania w całości lub w istotnej części poza Serwisem.

• § 8. Wymagania Techniczne
1. Prawidłowe funkcjonowanie Serwisu jest możliwe pod warunkiem spełnienia przez urządzenie końcowe Klienta lub Użytkownika następujących minimalnych wymagań technicznych:
1. urządzenie: komputer stacjonarny lub laptop;
2. pamięć operacyjna: co najmniej 4GB pamięci RAM (zalecane 8GB);
3. ekran o rozdzielczości co najmniej 1280px x 720px;
4. system operacyjny: aktualna wersja jednego z systemów Windows, macOS, Linux;
5. przeglądarka internetowa: najnowsza, stabilna wersja jednej z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Opera;
6. ustawienia przeglądarki: włączona obsługa JavaScript oraz plików cookies;
7. oprogramowanie dodatkowe: program pozwalający na odczyt plików w formacie .PDF, .DOCX oraz .XLSX.
2. Do prawidłowego działania Serwisu niezbędne jest stałe, aktywne połączenie z siecią Internet. Usługodawca nie jest dostawcą usług transmisji danych. Koszty transmisji danych Klient pokrywa we własnym zakresie. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za wysokość opłat z tego tytułu.

• § 9. Bezpieczeństwo i dostępność Serwisu
1. Usługodawca oświadcza i zapewnia, że:
1. Serwis jest projektowany i utrzymywany z uwzględnieniem minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych określonych w Rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (KRI) oraz Ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
2. Wdrożony jest i utrzymywany System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI) zgodny z wymogami normy PN-ISO/IEC 27001, obejmujący m.in. mechanizmy rejestrowania zdarzeń (logowania).
3. Stosowane są techniczne środki bezpieczeństwa, w tym pełne szyfrowanie danych (SSL/TLS) oraz mechanizmy ochrony przed atakami typu SQL Injection i XSS.
2. Usługodawca dąży do zapewnienia pełnej dostępności Serwisu przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu (dostępność 24/7), przy czym zastrzega sobie prawo do niezbędnych przerw technicznych i konserwacyjnych. W ramach świadczonej Usługi, Usługodawca zapewnia wsparcie techniczne i zobowiązuje się do podejmowania działań zmierzających do usunięcia zgłoszonych błędów w funkcjonowaniu Serwisu.

• § 10. Przetwarzanie i powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Strony zgodnie oświadczają, że w ramach świadczenia Usług objętych Regulaminem, Klient występuje w roli Administratora Danych Osobowych (dalej jako „Administrator”), a Usługodawca w roli Podmiotu Przetwarzającego (dalej jako „Procesor”) w rozumieniu art. 4 pkt 7 i 8 RODO.
2. Powierzenie przetwarzania danych osobowych odbywa się na podstawie niniejszego Regulaminu, który stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO. Wiąże on Procesora i Administratora przez okres świadczenia Usług.
3. Przedmiotem przetwarzania są Dane Osobowe wprowadzane przez Administratora (lub w jego imieniu) do Serwisu w celu korzystania z Usługi.
4. Charakter przetwarzania polega na świadczeniu przez Procesora Usług, co obejmuje w szczególności hosting, przechowywanie, udostępnianie (wyłącznie na polecenie Administratora), zabezpieczanie oraz wykonywanie operacji na danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Serwisu i świadczenia wsparcia technicznego.
5. Celem przetwarzania jest wyłącznie umożliwienie Klientowi korzystania z funkcjonalności Serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem, prawidłowe świadczenie Usługi, w tym zapewnienie jej funkcjonowania, bezpieczeństwa, konserwacji oraz wsparcia technicznego.
6. Procesor oświadcza, że w ramach świadczenia Usługi dostarcza wyłącznie narzędzie technologiczne i nie weryfikuje charakteru, zakresu ani podstawy prawnej danych przetwarzanych przez Administratora.
7. Przetwarzanie danych osobowych trwa przez okres obowiązywania Umowy o świadczenie Usług. Po zakończeniu świadczenia Usług, Procesor, , usuwa wszelkie powierzone dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie tych danych.
8. Administrator decyduje o zakresie i rodzaju danych wprowadzanych do Serwisu. Mogą to być w szczególności:
1. Dane identyfikacyjne, kontaktowe i organizacyjne (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko);
2. Dane osobowe szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, w tym dane dotyczące zdrowia (np. informacje o alergiach, diecie, stanie zdrowia uczniów).
9. Kategorie osób, których dane dotyczą, obejmują m.in. uczniów, rodziców/opiekunów prawnych, pracowników i współpracowników Administratora oraz inne osoby, których dane Administrator przetwarza w ramach swojej działalności i wprowadza do Serwisu.
10. Klient oświadcza i przyjmuje do wiadomości, że jako Administrator ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodne z prawem przetwarzanie Danych Osobowych wprowadzanych do Serwisu. Administrator jest w szczególności zobowiązany do zapewnienia, że posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania danych, w tym danych szczególnych kategorii, o których mowa w pkt 8 lit. b. Administrator oświadcza, że w przypadku przetwarzania danych szczególnych kategorii, przetwarzanie to jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. g RODO) lub posiada inną właściwą podstawę prawną.
11. Procesor zobowiązuje się przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora – co obejmuje korzystanie z Serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem i niniejszym Regulaminem – chyba że taki obowiązek nakładają na niego przepisy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.
12. Procesor zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy (zawodowej lub umownej) lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
13. Dostęp do Danych Osobowych powierzonych przez Klienta jest ograniczony wyłącznie do upoważnionego personelu Procesora i tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych w pkt 11, w szczególności w ramach czynności wsparcia technicznego lub prac serwisowych.
14. Procesor wdraża i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w art. 32 RODO, mające na celu zapewnienie stopnia bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
15. Procesor, w miarę możliwości i uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
16. Procesor, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków).
17. Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Administratorowi lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. Warunki, termin i zakres audytu będą każdorazowo uzgadniane przez Strony.
18. Klient (Administrator) wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z usług innych podmiotów przetwarzających (dalej jako „Podprocesorzy”), niezbędnych do prawidłowego świadczenia i utrzymania Usługi. Zgoda obejmuje w szczególności:
1. twórcę oprogramowania Serwisu (dewelopera) w zakresie niezbędnym do świadczenia wsparcia technicznego, usuwania awarii, konserwacji oraz rozwoju Serwisu;
2. dostawców usług chmurowych i infrastruktury serwerowej (hosting) w celu zapewnienia działania Serwisu i przechowywania danych.
19. Procesor zapewnia, że podmioty, którym powierza dane, dają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków ochrony danych, a umowa z Podprocesorem nakłada na niego obowiązki nie mniej rygorystyczne niż te określone w niniejszym paragrafie. Aktualna lista Podprocesorów, wraz ze wskazaniem lokalizacji ich siedzib oraz zakresu powierzonych im operacji przetwarzania, jest udostępniana Administratorowi na pisemne żądanie Administratora.
20. Procesor zobowiązuje się informować Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Podprocesorów, dając Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.
21. Procesor co do zasady przetwarza dane z wykorzystaniem Podprocesorów mających siedzibę w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). W przypadku zamiaru przekazania danych Podprocesorowi zlokalizowanemu poza EOG (w państwie trzecim), Procesor poinformuje o tym Administratora i zapewni, że transfer odbędzie się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich mechanizmów zgodności (np. standardowych klauzul umownych) zgodnie z rozdziałem V RODO.
22. W zakresie nieuregulowanym niniejszym paragrafem, zastosowanie mają bezpośrednio przepisy RODO, w szczególności art. 28 RODO. W pozostałym zakresie, w szczególności w odniesieniu do danych Klienta (jako podmiotu prawnego) lub jego przedstawicieli i osób kontaktowych (np. danych rejestracyjnych konta, danych do fakturowania), dla których Usługodawca jest odrębnym administratorem, a także w kwestiach dotyczących plików cookies, zasady przetwarzania Danych Osobowych określa Polityka Prywatności.

• § 11. Własność Intelektualna i Licencja
1. Serwis, w tym jego kod źródłowy, interfejs graficzny, bazy danych, a także wszelkie treści merytoryczne i wzorce dokumentów udostępniane w ramach Usługi (zwane dalej "Utworami"), stanowią przedmiot wyłącznych praw autorskich Usługodawcy i podlegają ochronie prawnej.
2. Z chwilą rozpoczęcia świadczenia Usługi, Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej i niezbywalnej, nieograniczonej terytorialnie licencji na korzystanie z Materiałów, przez czas trwania Umowy.
3. Licencja uprawnia Klienta do korzystania z Materiałów wyłącznie zgodnie z ich przeznaczeniem, tj. w celu tworzenia, personalizacji i zarządzania dokumentacją wewnętrzną placówki oświatowej na potrzeby własnej działalności zawodowej lub statutowej. Licencja obejmuje następujące pola eksploatacji:
1. zwielokrotnianie wygenerowanych dokumentów techniką cyfrową w pamięci komputera oraz w ramach wewnętrznych sieci;
2. zwielokrotnianie wygenerowanych dokumentów poprzez ich wydruk na użytek własny.
4. Klient nie jest uprawniony do udzielania sublicencji, odsprzedaży, najmu, dzierżawy ani jakiegokolwiek innego udostępniania Materiałów osobom trzecim, z wyjątkiem Użytkowników upoważnionych przez Klienta.
5. Zabronione jest pobieranie zawartości baz danych Serwisu i wtórne ich wykorzystywanie w całości lub w istotnej części w celach komercyjnych.
6. Usługodawca oświadcza, iż wszelkie treści i dane wprowadzone do Serwisu przez Klienta lub Użytkowników, w tym w szczególności Dane Osobowe przetwarzane w Kartotece oraz wszelkie dokumenty wytworzone na ich podstawie, stanowią wyłączną własność Klienta. Usługodawca nie nabywa do tych danych żadnych praw, za wyjątkiem uprawnienia do ich przetwarzania w zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia Usługi, co szczegółowo reguluje § 10 niniejszego Regulaminu.

• § 12. Odpowiedzialność
1. Usługodawca jest uprawniony do przerw lub zakłóceń w świadczeniu Usług i udostępnianiu Serwisu, jeśli ich powodem jest:
1. modyfikacja, modernizacja, rozbudowa lub konserwacja systemu teleinformatycznego lub oprogramowania Usługodawcy;
2. siła wyższa, działania lub zaniechania osób trzecich (działania niezależne od Usługodawcy);
3. problemy lub awarie leżące po stronie Klienta lub jego Użytkowników (w szczególności dotyczące sprzętu, oprogramowania lub połączenia z siecią Internet);
4. awarie lub niedostępność usług i infrastruktury dostawców zewnętrznych, na które Usługodawca nie ma wpływu (np. awaria centrum danych, awaria łączy telekomunikacyjnych).
2. O przerwach technicznych i czasie ich trwania Usługodawca będzie w miarę możliwości informował poprzez dostępne mu środki, w szczególności poprzez umieszczanie komunikatów na Stronie Internetowej Serwisu.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonywanie Usług, jeżeli jest to spowodowane przez osoby trzecie niezależne od Usługodawcy (w szczególności operatorów telekomunikacyjnych, dostawców łączy telekomunikacyjnych i energii elektrycznej, podmiotów zajmujących się świadczeniem usług pocztowych, przewozowych, kurierskich, itp.). Usługodawca ponosi jednak odpowiedzialność, jak za własne działanie lub zaniechanie, za działania lub zaniechania osób, z których pomocą Usługi wykonuje, jak również za podmioty, którym wykonanie Usług powierza.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niemożność lub utrudnienia w korzystaniu z Serwisu, wynikające z przyczyn leżących po stronie Klienta lub Użytkownika, w szczególności w przypadku podania przez Klienta lub Użytkownika błędnych danych, czy za utratę przez Klienta lub Użytkownika lub wejście w posiadanie przez osoby trzecie (niezależnie od sposobu) loginu lub Hasła. Usługodawca zapewnia możliwość odzyskania Hasła przez Klienta i Użytkownika. Usługodawca odpowiada jednak, jeśli utrata przez Klienta lub Użytkownika, lub wejście w posiadanie jego Loginu/i lub Hasła przez osoby trzecie nastąpiło z przyczyn zawinionych przez Usługodawcę lub z przyczyn, za które Usługodawca ponosi odpowiedzialność.
5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu szkód spowodowanych działaniami lub zaniechaniami Klienta lub Użytkowników, powstałymi na skutek korzystania przez nich z Serwisu w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami prawa lub Regulaminem.
6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść i poprawność danych oraz informacji wprowadzonych przez Klienta lub Użytkownika do Serwisu, w tym Materiałów, jak również za treść i poprawność danych oraz informacji wprowadzonych przez Klienta lub Użytkownika do generowanych, z wykorzystaniem Serwisu, Formularzy.
7. W przypadku, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie którejkolwiek z Umów stanowi zarazem czyn niedozwolony, odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta niebędącego Konsumentem ogranicza się wyłącznie do odpowiedzialności kontraktowej, określonej w Regulaminie.
8. Wyłącznym źródłem zobowiązań Usługodawcy jest niniejszy Regulamin, oferta Usługodawcy przyjęta przez Klienta, ogólny regulamin świadczenia usług oraz sprzedaży towarów przez Usługodawcę oraz bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa. W zakresie w jakim postanowienia oferty Usługodawcy przyjętej przez Klienta byłyby sprzeczne z niniejszym Regulaminem, zastosowanie mają postanowienia tej oferty.
9. Usługodawca zastrzega sobie prawo do umieszczania w Serwisie treści reklamowych dotyczących własnych towarów i Usług, jak i towarów i usług osób trzecich, w formach stosowanych w Internecie.
10. Usługodawca w ramach Serwisu nie świadczy Usług na rzecz Konsumentów.
11. Na Usługi Usługodawca nie udziela gwarancji oraz nie przewiduje dla nich dodatkowych usług posprzedażnych.
12. Na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego, Strony wyłączają odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne Usługi.

• § 13. Procedura reklamacyjna
1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Usług przez Usługodawcę lub nierealizowania ich zgodnie z Regulaminem, Klient ma prawo złożenia reklamacji bezpośrednio do Usługodawcy.
2. Wszelkie reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu oraz problemy z korzystaniem z Usług należy zgłaszać z podaniem opisu reklamacji i przyczyn jej zgłoszenia oraz podaniem danych identyfikujących Klienta wnoszącego reklamację.
3. Reklamacje można w szczególności zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail: cok@wip.pl.
4. Każda reklamacja złożona przez Klienta powinna zawierać następujące elementy:
1. imię i nazwisko osoby zgłaszającej, firma (nazwa) Klienta;
2. adres e-mail;
3. wskazanie Usługi (Serwisu), z którą wiąże się reklamacja;
4. wskazanie okoliczności uzasadniających reklamację;
5. określenie zakresu żądania przez Klienta składającego reklamację.
5. Jeżeli podane w reklamacji informacje wymagają uzupełnienia, przed rozpatrzeniem reklamacji Usługodawca zwraca się do Klienta składającego reklamację o ich uzupełnienie.
6. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 Dni Roboczych od daty jej otrzymania w prawidłowy sposób, określony w pkt 3 i spełniającej wymogi wskazane w pkt 4. W przypadku konieczności uzupełnienia reklamacji, termin ten liczy się od dnia dostarczenia uzupełnionej reklamacji.
7. Odpowiedź na reklamację zawierająca sposób jej rozpatrzenia, zostanie wysłana wyłącznie na adres poczty elektronicznej podany przez Klienta.
8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym na wyraźną prośbę Klienta, Usługodawca wysyła odpowiedź na reklamację na inny adres poczty elektronicznej, wskazany przez Klienta lub w formie pisemnej na wskazany przez Klienta adres do korespondencji.
9. W terminie 14 dni od dnia udzielenia przez Usługodawcę odpowiedzi na złożoną reklamację, Klient wskazuje czy akceptuje przedstawioną propozycję rozpatrzenia tej reklamacji.
10. Niedotrzymanie tego terminu przez Klienta uprawnia Usługodawcę do uznania drogi postępowania reklamacyjnego za wyczerpaną i przyjęcia udzielonej odpowiedzi na reklamację za ostateczną.
11. W przypadku braku akceptacji Klienta odnośnie do propozycji rozpatrzenia reklamacji i podania przez Klienta przyczyn odmowy tej akceptacji, w terminie tam określonym - Usługodawca ponownie rozpatruje reklamację w terminie 7 dni.
12. Odpowiedź Usługodawcy na reklamację po upływie tego terminu jest ostateczna.
13. Klient może zgłosić Usługodawcy swoje uwagi w związku z korzystaniem z Usług.
14. Uwagi powinny być zgłoszone drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w pkt 3. Usługodawca, w miarę możliwości, lecz nie później niż w terminie 21 Dni Roboczych od dnia zgłoszenia ww. uwag, udziela odpowiedzi na uzasadnione zastrzeżenia Klienta, na adres poczty elektronicznej podany w zgłoszeniu ww. uwag.

• § 14. Postanowienia końcowe
1. Z ważnych przyczyn (takich jak np. zmiana przepisów prawa lub praktyki jego stosowania, lub zmiana funkcjonalności Serwisu) Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu.
2. O treści zmiany Regulaminu Klient zostanie powiadomiony przez Usługodawcę najpóźniej na miesiąc przed jej wprowadzeniem, poprzez umieszczenie przez Usługodawcę na głównej Stronie Internetowej Serwisu wiadomości o zmianie Regulaminu, zawierającej zestawienie zmian Regulaminu i utrzymanie tej informacji na głównej Stronie Internetowej Serwisu przez co najmniej 14 dni, a ponadto za pośrednictwem e-maila wysłanego na ostatnio wskazany przez Klienta adres e-mail, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
3. Zmiana treści Regulaminu obowiązuje Klienta, jeżeli nie rozwiąże on Umowy o świadczenie Usług płatnych najpóźniej na 14 dni przed wprowadzeniem zmian Regulaminu. W przypadku dokonania takiego wypowiedzenia, Umowa ulegnie rozwiązaniu z upływem okresu, za jaki została ona opłacona, a w okresie tym przedmiotowe zmiany Regulaminu nie będą miały do niego zastosowania.
4. Nie stanowi zmiany Regulaminu: zmiana zawartych w nim danych teleadresowych dotyczących Usługodawcy ani zmiana danych Usługodawcy wynikająca ze zmiany formy prawnej prowadzenia przez niego działalności.
5. Jeżeli jakakolwiek część Regulaminu okaże się nieważna lub nieskuteczna w świetle przepisów obowiązującego prawa, należy tę część interpretować w taki sposób, by była ona zgodna z prawem właściwym i odzwierciedlała w najbardziej zbliżonym jak to możliwe zakresie intencje danego zapisu. Pozostałe części Regulaminu pozostają w pełnej mocy i są w pełni skuteczne.
6. Usługodawca ma również prawo podjąć decyzję o zaprzestaniu lub zawieszeniu świadczenia Usług z ważnych powodów. W takim przypadku poinformuje Klientów, zamieszczając na Stronie Internetowej Serwisu stosowną informację.
7. Zaprzestanie lub zawieszenie świadczenia Usług może nastąpić po upływie co najmniej 30 dni od dnia zamieszczenia w/w informacji. W zakresie w jakim dotyczyłoby to Usług płatnych, za okres ten Usługodawca nie jest uprawniony do żądania wynagrodzenia, a wpłacone z góry ulega stosownemu zwrotowi w terminie 14 dni od zaprzestania lub zawieszenia świadczenia Usług płatnych, a Umowa na świadczenie Usług płatnych ulega rozwiązaniu, jeżeli nie zostaną one wznowione w terminie 30 dni.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
9. Wszelkie spory powstałe na gruncie niniejszego Regulaminu lub Umowy, których Stronom nie uda się w pierwszej kolejności rozwiązać ugodowo, podlegają następnie rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
10. Regulamin wchodzi w życie w dniu 02.01.2026 r.