Regulamin konferencji stacjonarnych organizowanych przez Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Niniejszy Regulamin określa ogólne warunki, zasady, sposób rejestracji, udziału w konferencjach stacjonarnych organizowanych przez spółkę Wiedza i Praktyka sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, w szczególności warunki zawarcia i wykonania umowy udziału w konferencji oraz zasady uiszczania i zwrotu opłat

Regulamin znajduje zastosowanie wobec podmiotów będących przedsiębiorcami w rozumieniu przepisu art. 431 Kodeksu Cywilnego, tj. osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadzących we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową oraz konsumentów w rozumieniu przepisu art. 221 Kodeksu Cywilnego, tj. osób fizycznych dokonujących z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Definicje:

• Rozdział I
• Konferencja
1. Konferencja jest wydarzeniem organizowanym w oznaczonym terminie, poświęconej określonej tematyce, w ramach którego Uczestnicy biorą udział w prelekcjach oraz wydarzeniach towarzyszących.
2. Organizator dopuszcza następujące formy udziału w Konferencji:
1. Udział stacjonarny (Standard): obejmuje prawo do osobistego uczestnictwa w sesjach merytorycznych i wydarzeniach towarzyszących w miejscu odbywania się Konferencji.
2. Udział stacjonarny z zakwaterowaniem (Premium): obejmuje zakres pakietu Standard oraz usługę zakwaterowania w obiekcie wskazanym przez Organizatora w okresie trwania Konferencji.
3. Szczegółowy wykaz uprawnień oraz specyfikacja usług właściwych dla danego Wariantu Uczestnictwa każdorazowo określane są w opisie Wydarzenia (Ofercie), udostępnionym Stronie sprzedażowej lub bezpośrednio w interfejsie Formularza Rejestracyjnego.
4. Udział w Konferencji ma charakter odpłatny, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ust. 5
5. Organizator zastrzega sobie prawo do przyznania wybranym osobom zaproszeń uprawniających do udziału w Konferencji na zasadach nieodpłatnych. Zaproszenia mogą być przyznawane w szczególności gościom specjalnym, ekspertom, sponsorom oraz laureatom konkursów organizowanych przez Organizatora. Udział w formie bezpłatnej może nie obejmować świadczeń dodatkowych, takich jak dostęp do warsztatów, materiałów konferencyjnych, nagrań oraz certyfikatów. W przypadku braku odmiennych postanowień, do osób zaproszonych do udziału nieodpłatnego przepisy Regulaminu stosuje się odpowiednio.
6. Przystępując do Rejestracji Uczestnik wybiera wariant udziału zgodnie z opisem świadczeń. Informacje o cenie, płatności i warunkach umowy – w Rozdziale II.
7. Jeżeli Regulamin nie stanowi inaczej, postanowienia Regulaminu stosuje się odpowiednio do osób zaproszonych do udziału w Konferencji nieodpłatnie.
• Rozdział II
• Zawarcie Umowy
8. Zawarcie Umowy dotyczącej udziału w Konferencji następuje z chwilą potwierdzenia przez Organizatora przyjęcia Zamówienia i przesłania Uczestnikowi Zaproszenia, co następuje w wyniku skutecznie dokonanej przez Uczestnika Rejestracji.
9. Z uwagi na to, że przedmiotem Umowy jest:
1. świadczenie usługi udziału w Konferencji odbywającej się w oznaczonym terminie, albo
2. świadczenie usługi udziału w Konferencji odbywającej się w oznaczonym terminie wraz z usługą zapewnienia zakwaterowania na czas trwania Konferencji, na podstawie art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, Uczestnik będący Konsumentem nie jest uprawniony do ustawowego odstąpienia od Umowy zawartej na odległość.
10. W przypadku złożenia przez Uczestnika oświadczenia o rozwiązaniu Umowy, o której mowa w pkt 9 lit a najpóźniej na 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia Konferencji, uiszczona cena za uczestnictwo podlega zwrotowi w całości przelewem bankowym na rachunek, z którego dokonano płatności, lub na inny rachunek wskazany przez Uczestnika.
11. Oświadczenie o rozwiązaniu Umowy, o której mowa w ust. 9 lit. a, złożone w terminie późniejszym niż 30 dni przed terminem Konferencji nie zwalnia Uczestnika z obowiązku uiszczenia pełnej opłaty oraz nie zobowiązuje Organizatora do zwrotu jakiejkolwiek części uiszczonych środków. Zatrzymana kwota stanowi w całości pokrycie wynagrodzenia Organizatora z tytułu podjętych czynności organizacyjnych, w tym w szczególności:
1. rezerwacji i przygotowanie miejsca wydarzenia - wynajem odpowiedniej sali konferencyjnej, organizacja odpowiedniej liczny miejsc siedzących, oznakowanie przestrzeni,
2. zapewnienia odpowiedniego sprzętu technicznego - nagłośnienie, mikrofony, rzutniki, ekrany, komputery, kamery,
12. W przypadku zawarcia Umowy dotyczącej świadczenia usługi wskazanej w ust. 9 lit. b, Uczestnikowi nie przysługuje prawo rozwiązania ani umownego odstąpienia od Umowy z uwagi na bezzwrotny charakter kosztów rezerwacji miejsc noclegowych ponoszonych przez Organizatora u podmiotów trzecich.
• Rozdział III
• Rejestracja
13. Warunkiem wzięcia udziału w Konferencji jest uprzednie dokonanie Rejestracji poprzez prawidłowe wypełnienie obowiązkowych pól formularza rejestracyjnego i przesłanie go drogą elektroniczną do Organizatora.
14. W wyjątkowych sytuacjach, na podstawie wyłącznej i jednostronnej decyzji Organizatora, dopuszcza się uczestnictwo w Konferencji bez uprzedniego dokonania Rejestracji. W takim przypadku wpisanie Uczestnika na Listę Obecności i złożenie przez niego podpisu stanowi oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem oraz zaciągnięcie zobowiązania do zapłaty za udział. Uczestnikowi nie przysługują żadne roszczenia z tytułu ewentualnej odmowy udzielenia wstępu na Konferencję bez uprzedniej Rejestracji.
15. Z wyłączeniem Konsumentów, przesłanie przez Uczestnika prawidłowo wypełnionego formularza rejestracyjnego jest równoznaczne z:
1. oświadczeniem o zapoznaniu się z Regulaminem, jego akceptacją i zobowiązaniem do przestrzegania jego postanowień;
2. akceptacją faktu, iż wypełnienie obowiązkowych (oznaczonym gwiazdką) pól formularza jest dobrowolne, jednakże niezbędne do uzyskania możliwości udziału w Konferencji;
3. oświadczeniem o zgodności podanych danych z prawdą;
16. W przypadku Uczestników będących Konsumentami skuteczne przesłanie formularza rejestracyjnego wymaga uprzedniego, aktywnego wyrażenia woli poprzez zaznaczenie odpowiednich pól (tzw. checkboxów), obejmujących w szczególności:
1. świadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem i akceptację jego postanowień;
2. oświadczenie o zgodności podanych danych z prawdą.
17. Wypełniając formularz rejestracyjny, Uczestnik będący Przedsiębiorcą podaje obowiązkowo następujące dane:
1. imię i nazwisko (bądź firmę/nazwę),
2. dane o wpisie do właściwego rejestru lub ewidencji,
3. numer NIP,
4. adres (miasto, kod pocztowy, nazwa ulicy, nr budynku, nr lokalu)
5. imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu kontaktowego osoby uprawnionej do działania w tym zakresie w imieniu Uczestnika.
18. Wypełniając formularz rejestracyjny, Uczestnik będący Konsumentem podaje obowiązkowo następujące dane:
1. imię i nazwisko,
2. adres zamieszkania (miasto, kod pocztowy, nazwa ulicy, nr budynku, nr lokalu),
3. adres e-mail
4. numer telefonu kontaktowego.
19. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgodności z prawdą danych zawartych w formularzu rejestracyjnym. Uczestnik zobowiązany jest do udzielenia niezbędnych wyjaśnień. Podanie danych niezgodnych z prawdą lub niepełnych uprawnia Organizatora do odmowy potwierdzenia Rejestracji, a w przypadku stwierdzenia nieprawdziwości danych po zawarciu Umowy – do rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
20. Po prawidłowym zakończeniu procesu Rejestracji, w terminie do 48 godzin, Organizator przesyła Uczestnikowi Zaproszenie na adres poczty elektronicznej wskazany w formularzu rejestracyjnym.
21. Zaproszenie ma charakter imienny. Uczestnikowi nie przysługuje prawo udostępniania, przekazywania ani odsprzedaży Zaproszenia osobom trzecim. Udostępnienie, przekazanie lub odsprzedaż osobie trzeciej uważane będzie za rażące naruszenie postanowień Regulaminu. W przypadku powzięcia przez Organizatora uzasadnionego podejrzenia, naruszenia powyższego obowiązku,, Organizator może rozwiązać Umowę po wezwaniu Uczestnika do przedstawienia wyjaśnień i niewykonaniu tego wezwania przez Uczestnika w terminie 7 Dni Roboczych od dnia jego doręczenia.
22. Organizator ma prawo tworzyć i wdrażać zabezpieczenia przed nieuprawnionym korzystaniem, zwielokrotnianiem lub rozpowszechnianiem Materiałów, jak również wdrażać rozwiązania techniczne umożliwiające identyfikację i weryfikację tożsamości Uczestnika. W przypadku zastosowania przez Organizatora powyższych zabezpieczeń, Uczestnicy zobowiązują się powstrzymać od jakichkolwiek działań zmierzających do usunięcia lub obejścia takich zabezpieczeń lub rozwiązań.
• Rozdział IV
• Płatności
23. Uczestnictwo w Konferencji jest odpłatne i wymaga uiszczenia opłaty przez Uczestnika zgodnie z aktualnym Cennikiem, z zastrzeżeniem sytuacji przyznania uczestnictwa nieodpłatnego. Wskazane ceny uwzględniają podatek od towarów i usług (VAT). Organizator zastrzega sobie prawo do prowadzenia akcji promocyjnych, w tym stosowania cen obniżonych w wybranych przez siebie okresach.
24. Zawarcie Umowy wiąże się z bezwzględnym obowiązkiem uiszczenia zapłaty po stronie Uczestnika. Brak dokonania zapłaty w terminie nie stanowi oświadczenia o rozwiązaniu Umowy ani o odstąpieniu od niej, a Uczestnik pozostaje zobowiązany do zapłaty pełnej kwoty wynikającej z zawartej Umowy.
25. Brak uiszczenia opłaty w wyznaczonym terminie, brak kontaktu z Organizatorem oraz niestawiennictwo Uczestnika na Konferencji traktowane są jako niewykonanie Umowy z przyczyn leżących po stronie Uczestnika. W takim przypadku Umowa pozostaje w mocy, a Organizator zachowuje prawo do dochodzenia od Uczestnika pełnej kwoty należności, co stanowi pokrycie kosztów gotowości Organizatora do świadczenia usług oraz rezerwacja miejsca na wydarzeniu o ograniczonej dostępności
26. W przypadku, gdy Uczestnik stawi się w miejscu odbywania się Konferencji, pomimo wcześniejszego braku uiszczenia wymagalnej opłaty, Organizator uprawniony jest do uzależnienia jego wstępu na wydarzenie od natychmiastowego uregulowania należności. Jeżeli w opisanej sytuacji Organizator z powodu braku płatności podejmie ostateczną decyzję o niedopuszczeniu Uczestnika do udziału w Konferencji, Organizator traci prawo do dochodzenia od tego Uczestnika zapłaty za uczestnictwo.
27. Dopiero po uiszczeniu zapłaty Ceny, Uczestnik jest wpisywany na Listę Obecności. W wyjątkowych sytuacjach, Organizator może warunkowo dopuścić Uczestnika do Konferencji pomimo braku płatności lub braku Uczestnika na Liście Obecności, jednak nie zwalnia to Uczestnika od obowiązku dokonania zapłaty już po terminie Konferencji.
28. Należność z tytułu udziału w Konferencji płatna jest na podstawie faktury VAT lub faktury proforma w terminie 14 dni od dnia jej wystawienia. Jeżeli Uczestnik opłacił dostęp na podstawie faktury proforma, Organizator wystawi Uczestnikowi fakturę VAT w terminie 10 dni od daty zaksięgowania płatności na rachunku bankowym.
29. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, faktury VAT wystawiane i udostępniane są na następujących zasadach:
1. w przypadku Użytkowników będących Przedsiębiorcą- faktury VAT wystawiane są w postaci faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a wizualizacje tych faktur oraz faktury proforma doręczane są w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej wskazany przy składaniu zamówienia;
2. W przypadku Uczestników będących Konsumentami - faktury VAT oraz faktury proforma wystawiane są poza systemem KSeF i doręczane w formie elektronicznej na wskazany adres poczty elektronicznej.
30. Niezależnie od posiadanego statusu, każdy Uczestnik ma prawo zrezygnować z elektronicznej formy doręczeń i zażądać przesłania dokumentów księgowych (w tym wizualizacji faktur z KSeF) w formie papierowej listem zwykłym na wskazany adres korespondencyjny. Zgłoszenia takiego należy dokonać przy składaniu zamówienia lub w drodze wiadomości e-mail przesłanej na adres: cok@wip.pl.
31. Organizator udostępnia Uczestnikowi następujące sposoby uregulowania należności :
1. płatność przelewem bankowym;
2. płatności elektroniczne za pośrednictwem serwisu PayU

Dostępne formy płatności określone są na Stronie sprzedażowej.

32. W przypadku, gdy Uczestnik opóźnia się z zapłatą ceny, w całości lub w części, Organizator zastrzega sobie prawo dochodzenia odsetek ustawowych za czas opóźnienia w zapłacie. Organizator może naliczyć odsetki od kwoty pozostałej do zapłaty, poczynając od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin płatności.
33. W stosunku do Uczestników będących Przedsiębiorcami, w przypadku opóźnienia w zapłacie przekraczającego 90 dni, Organizatorowi na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przysługuje prawo do obciążenia Uczestnika opłatą rekompensującą koszty odzyskiwania należności w wysokości stanowiącej równowartość 40 euro.
• Rozdział V
• Odpowiedzialność
34. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez nadzoru przez Użytkowników, nieoddane do depozytu ani niepowierzone Organizatorowi, chyba że szkoda powstała z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Organizatora lub osób, za które Organizator ponosi odpowiedzialność. Postanowienie niniejsze nie wyłącza odpowiedzialności Organizatora wobec Uczestnika będącego Konsumentem w zakresie, w jakim wynika ona z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa
35. Zabronione jest filmowanie i fotografowanie przebiegu Konferencji oraz kopiowanie i rozpowszechnianie Materiałów bez zgody Organizatora, chyba że co innego wynika z informacji zamieszczonych na Materiałach lub z bezwzględnie obowiązujących przepisów (w szczególności w granicach dozwolonego użytku i prawa cytatu). Uczestnik zobowiązuje się nie rozpowszechniać wizerunku innych osób bez ich zgody, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek.
36. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji lub wprowadzenia zmian w jej programie z ważnych przyczyn, w szczególności:
1. siły wyższej,
2. decyzji organów władzy publicznej,
3. nagłej, niezawinionej niedostępności Prelegenta/Prelegentów,
4. zagrożeń dla bezpieczeństwa uczestników,
5. niewystarczającej liczby zgłoszeń uniemożliwiającej przeprowadzenie Konferencji zgodnie z założeniami.

O zmianach Organizator poinformuje niezwłocznie za pomocą danych kontaktowych podanych przy rejestracji.

37. W przypadku odwołania lub zmiany terminu Konferencji z przyczyn leżących po stronie Organizatora, Uczestnik:
1. otrzyma zwrot 100% wpłaconej kwoty, w terminie 14 dni od poinformowania Organizatora o wyborze zwrotu, albo
2. skorzystać z udziału w nowym terminie lub z innego świadczenia zastępczego (np. udział online lub voucher) – o ile Organizator umożliwi skorzystanie z takiej opcji.
38. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za zniszczenia dokonane przez nich na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja, w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
39. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w zakresie, w jakim są one wyłącznie i bezpośrednio następstwem wprowadzenia przez Uczestnika błędnych lub niekompletnych danych w formularzu rejestracyjnym. Postanowienie to nie wyłącza odpowiedzialności Organizatora za jego zawinione działania lub zaniechania.
40. W przypadku, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy stanowi zarazem czyn niedozwolony, odpowiedzialność Organizatora wobec Uczestnika:
1. będącego Przedsiębiorcą ogranicza się wyłącznie do odpowiedzialności kontraktowej, określonej w Regulaminie,
2. będącego Konsumentem kształtuje się na zasadach przewidzianych ustawą oraz niniejszym Regulaminem.

Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności Organizatora za szkody wyrządzone umyślnie.

41. Źródłem zobowiązań Organizatora są: niniejszy Regulamin, oferta Organizatora przyjęta przez Uczestnika oraz bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa. W razie sprzeczności między ofertą a Regulaminem, pierwszeństwo mają postanowienia oferty.
42. Żadne postanowienia niniejszego rozdziału nie ograniczają praw Uczestnika będącego Konsumentem wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym z przepisów o odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania oraz o czynach niedozwolonych.
• Rozdział VI
• Zgłaszanie zagrożenia lub naruszenia praw
43. W przypadku, gdy Uczestnik lub inna osoba uzna, że Materiały naruszają ich prawa (w szczególności dobra osobiste, prawa autorskie lub pokrewne, prawa własności przemysłowej, tajemnicę przedsiębiorstwa, zasady uczciwej konkurencji) lub inne dobra prawnie chronione, może zgłosić Organizatorowi podejrzenie naruszenia, przesyłając zgłoszenie na adres e-mail wskazany w Regulaminie.
44. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 43, powinno, w miarę możliwości, zawierać:
1. oznaczenie Materiału lub części Konferencji, której dotyczy zgłoszenie;
2. opis naruszenia, w tym wskazanie naruszonych praw lub dóbr;
3. dane kontaktowe osoby dokonującej zgłoszenia.
45. Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator niezwłocznie przystępuje do jego weryfikacji. W przypadku stwierdzenia, że Materiały mogą naruszać prawo lub dobra osób trzecich – podejmuje odpowiednie działania, w szczególności czasowo ogranicza dostęp do Materiałów lub je usuwa.
46. Złożenie zgłoszenia nie gwarantuje automatycznego usunięcia Materiałów; ostateczna decyzja o sposobie postępowania podejmowana jest przez Organizatora po dokonaniu weryfikacji zgłoszenia.
• Rozdział VII
• Reklamacje
47. W przypadku niewykonania lub nienależytej realizacji Konferencji przez Organizatora lub nierealizowania jej zgodnie z Regulaminem, Uczestnikowi przysługuje prawo złożenia reklamacji.
48. Wszelkie reklamacje dotyczące Konferencji należy zgłaszać bezpośrednio do Organizatora z podaniem opisu reklamacji i przyczyn jej zgłoszenia oraz podaniem danych identyfikujących Uczestnika wnoszącego reklamację. Reklamacje można w szczególności zgłaszać:
1. drogą elektroniczną na adres e-mail: cok@wip.pl;
2. pisemnie, na adres korespondencyjny Organizatora: ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa,
49. Każda reklamacja złożona przez Uczestnika powinna zawierać następujące elementy:
1. imię i nazwisko Uczestnika, firma (nazwa) Uczestnika;
2. adres e-mail;
3. wskazanie usługi, z którą wiąże się reklamacja;
4. wskazanie okoliczności uzasadniających reklamację;
5. określenie zakresu żądania przez Uczestnika składającego reklamację.
50. Jeżeli podane w reklamacji informacje wymagają uzupełnienia, przed rozpatrzeniem reklamacji Organizator zwraca się do Uczestnika składającego reklamację o ich uzupełnienie.
51. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania w prawidłowy sposób, określony w pkt 48 i spełniającej wymogi wskazane w pkt 49. W przypadku konieczności uzupełnienia reklamacji, termin ten liczy się od dnia dostarczenia uzupełnionej reklamacji.
52. Odpowiedź na reklamację zawiera sposób jej rozstrzygnięcia, uzasadnienie w przypadku odmowy oraz informacje o dostępnych środkach dalszego postępowania (w tym o ewentualnej wewnętrznej ścieżce odwoławczej, jeżeli jest przewidziana, oraz o pozasądowych sposobach rozpatrywania sporów, o ile mają zastosowanie)
53. Odpowiedz na reklamacje zostanie wysłana wyłącznie na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym na wyraźną prośbę Uczestnika, Organizator wysyła odpowiedź na reklamację na inny adres poczty elektronicznej, wskazany przez Uczestnika lub w formie pisemnej na wskazany przez Uczestnika adres do korespondencji. Odpowiedź na reklamację zawierająca sposób jej rozpatrzenia może też być udzielona przez Organizatora lub przedstawiciela Organizatora bezpośrednio Uczestnikowi drogą telefoniczną.
54. Organizator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od dnia jej złożenia przez Uczestnika. W przypadku Konsumentów brak ustosunkowania się do reklamacji przez Organizatora, we wskazanym powyżej terminie, oznacza akceptacje reklamacji.
55. W terminie 14 dni od dnia udzielenia przez Organizatora odpowiedzi na złożoną reklamację, Uczestnik może poinformować Organizatora, czy akceptuje przedstawiony sposób rozpatrzenia reklamacji oraz, w razie braku akceptacji, przedstawić swoje zastrzeżenia. .
56. Brak udzielenia odpowiedzi przez Uczestnika we wskazanym powyżej terminie oznacza zakończenie wewnętrznego postępowania reklamacyjnego prowadzonego przez Organizatora i nie stanowi zrzeczenia się przez Uczestnika uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności prawa do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej lub w przypadku Konsumentów w ramach pozasądowego rozwiązywania sporów.
57. W przypadku braku akceptacji przez Uczestnika propozycji rozpatrzenia reklamacji, o której mowa w pkt 55 i podania przez Uczestnika przyczyn odmowy tej akceptacji, w terminie tam określonym - Organizator ponownie rozpatruje reklamację w terminie 7 dni. Odpowiedź Organizatora na reklamację po upływie tego terminu: kończy wewnętrzne postępowanie reklamacyjne, przy czym nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnień Uczestnika do dochodzenia roszczeń na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
58. Uczestnik może zgłosić Organizatorowi swoje uwagi w związku z korzystaniem z usług. Uwagi powinny być zgłoszone drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w pkt 48. Organizator, w miarę możliwości, lecz nie później niż w terminie 21 Dni Roboczych od dnia zgłoszenia ww. uwag, udziela odpowiedzi na uzasadnione zastrzeżenia Uczestnika, na adres poczty elektronicznej podany w zgłoszeniu ww. uwag.
• Rozdział VIII
• Prawa własności intelektualnej
59. Organizator poucza niniejszym Uczestnika, że
1. Materiały stanowią utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do których prawa autorskie przysługują Organizatorowi lub innym podmiotom uprawnionym;
2. rozpowszechnianie treści objętych prawami autorskimi przez Uczestnika bez zgody Organizatora lub innego podmiotu uprawnionego, za wyjątkiem korzystania z treści w ramach dozwolonego użytku osobistego, stanowi naruszenie praw autorskich i może skutkować odpowiedzialnością cywilną lub karną.
3. niedozwolona jest w odsprzedawanie Materiałów ani tworzenie na ich podstawie produktów, treści cyfrowych lub usług sprzedawanych osobom trzecim.
4. nie jest uprawniony do publicznego udostępniania lub rozpowszechniania w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób Materiałów ani do zachęcania lub zezwalania jakimkolwiek osobom trzecim na ich publiczne udostępnianie lub rozpowszechnianie w inny sposób, w tym w szczególności przez publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, zarówno odpłatnie, jak i nieodpłatnie

Powyższe czynności mogą stanowić naruszenie praw autorskich i skutkować odpowiedzialnością cywilną lub karną.

60. Jeżeli Uczestnik chce korzystać z treści objętych prawami autorskimi w sposób wykraczający poza granice dozwolonego użytku osobistego, powinien zwrócić się do Organizatora na następujący adres e-mail: konferencje@wip.pl lub cok@wip.pl.
61. Organizator może, ale nie jest zobowiązany, udzielić Uczestnikowi licencji na korzystanie z Materiałów na zasadach określonych indywidualnie między Stronami.
• Rozdział IX
• Przetwarzanie i ochrona danych osobowych
62. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym informacje o dobrowolnych zgodach na komunikację marketingową oraz prawach przysługujących uregulowane zostały w niniejszym Rozdziale oraz w Polityce Prywatności Organizatora dostępnej na stronie: http://www.wip.pl/polityka-prywatnosci.
63. Dane osobowe Uczestników przetwarza się w następujących celach:
1. zawarcie i wykonanie Umowy, w tym obsługa rejestracji, płatności, komunikacja organizacyjna, zapewnienie wejścia i materiałów – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. realizacja prawnie uzasadnionych interesów Organizatora, w szczególności: zapewnienie bezpieczeństwa wydarzenia, dochodzenie lub obrona roszczeń, rozliczalność, wewnętrzna sprawozdawczość, a także marketing bezpośredni własnych produktów i usług – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w takim przypadku Organizator wskazuje, jakie uzasadnione interesy realizuje;
3. prowadzenie komunikacji marketingowej (np. newsletter) oraz przekazywanie danych sponsorom/partnerom w ich celach marketingowych – wyłącznie na podstawie odrębnej zgody Uczestnika – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, a jej wyrażenie nie może być domniemane ani dorozumiane;
4. utrwalenie i publikacja materiałów z przebiegu Konferencji (audio, wideo, foto) w celach dokumentacyjnych, informacyjnych i promocyjnych Organizatora; co do zasady – w zakresie ujęć ogólnych i relacyjnych – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w dokumentowaniu wydarzenia i komunikacji o nim); w przypadku wykorzystania wyraźnie zindywidualizowanego wizerunku Uczestnika do celów promocyjno marketingowych Organizatora – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (odrębna zgoda)
64. Jeżeli przetwarzanie opiera się na art. 6 ust. 1 lit. a RODO, zgoda może być w każdym czasie cofnięta; wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej wyrażenie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
65. Przetwarzane są w szczególności: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dot. uczestnictwa (np. wybrane sesje, status opłaty), dane rozliczeniowe, a w zakresie materiałów z wydarzenia – wizerunek utrwalony w nagraniach i/lub na zdjęciach. W razie publikacji materiałów w kanałach społecznościowych może dojść do technicznego przekazania danych do podmiotów prowadzących te serwisy; jeśli wiąże się to z przekazaniem poza EOG, Organizator informuje o zastosowanych zabezpieczeniach (np. standardowe klauzule umowne) w polityce prywatności
66. Odbiorcami danych mogą być:
1. dostawcy usług niezbędnych do organizacji Konferencji (np. obsługa rejestracji, płatności, IT, obsługa wydarzenia, agencje foto/wideo) – w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania;
2. partnerzy merytoryczni, patroni i sponsorzy Konferencji – wyłącznie, gdy jest to niezbędne do organizacji wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. b/f RODO) lub po uzyskaniu odrębnej zgody Uczestnika na przekazanie danych w celach marketingowych tych podmiotów (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Aktualna lista sponsorów/partnerów (albo kategorie odbiorców) jest udostępniana w polityce prywatności lub na stronie wydarzenia
67. Dane Uczestnika mogą być przekazane sponsorom i partnerom w ich celach marketingowych wyłącznie na podstawie odrębnej, wyraźnej zgody Uczestnika, po uprzednim poinformowaniu o tożsamości lub kategoriach tych odbiorców, celach i podstawie przetwarzania oraz o prawach przysługujących Uczestnikowi, w tym o prawie do cofnięcia zgody w każdym czasie
68. Dane przetwarzane na potrzeby realizacji umowy o udział w Konferencji przechowuje się przez okres jej wykonywania, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń i wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych wynikających z przepisów prawa (kryteria retencji wskazane są w polityce prywatności)
69. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Organizatora (np. relacja z wydarzenia) – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub realizacji celu komunikacyjnego w uzasadnionym czasie.
70. Dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing Organizatora, przekazanie do sponsorów, wykorzystanie zindywidualizowanego wizerunku) – do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż do realizacji celu wskazanego przy pozyskaniu zgody Po zakończeniu Konferencji, Uczestnicy otrzymają od Organizatora drogą mailową informacje o partnerach i ekspertach, współuczestniczących w konferencji z możliwością zadawania im pytań i kontynuowania dyskusji na tematy omawiane na Konferencji – wyłącznie, jeśli Uczestnik wyraził na to zgodę.
71. Uczestnikom przysługuje prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych, przenoszenia danych oraz zgłoszenia sprzeciwu, wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w tym wobec marketingu bezpośredniego), cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli stanowi podstawę przetwarzania), oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
72. Uczestnik jest informowany o rejestrowaniu przebiegu Konferencji (nagrania audio/wideo, zdjęcia) oraz o publikacji materiałów w kanałach komunikacji Organizatora. Ujęcia ogólne i relacyjne, które nie koncentrują się na pojedynczych osobach, są realizowane w uzasadnionym interesie Organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i podlegają prawu sprzeciwu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Uczestnika
73. Materiały audiowizualne mogą być publikowane w serwisach społecznościowych, na stronie internetowej Organizatora oraz w innych materiałach promocyjnych. Organizator wykorzystuje je w sposób nienaruszający dóbr osobistych Uczestników oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą o ochronie danych osobowych i RODO.
74. Wykorzystanie zindywidualizowanego wizerunku Uczestnika (np. portret, wywiad) do celów promocyjno marketingowych Organizatora następuje na podstawie odrębnej zgody Uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zgoda jest dobrowolna i może być cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania
75. Uczestnikowi nie przysługuje wynagrodzenie ani inne roszczenia z tytułu wykorzystania jego wizerunku w materiałach promocyjnych, marketingowych i edukacyjnych związanych z Konferencją.
76. W przypadku braku zgody na utrwalenie wizerunku i jego wykorzystanie, Uczestnik powinien zgłosić ten fakt Organizatorowi przed rozpoczęciem Konferencji, w formie pisemnej lub elektronicznej. Organizator zastrzega sobie jednak prawo do wyłączenia takiej osoby z materiałów nagraniowych w zakresie, w jakim jest to technicznie możliwe.
77. Organizator może zaoferować Uczestnikowi rabat na udział w Konferencji w zamian za wyrażenie przez Uczestnika dobrowolnej zgody na przetwarzanie jego danych osobowych w celach marketingowych Organizatora i/lub przekazanie tych danych sponsorom wydarzenia wskazanym w materiałach promocyjnych Konferencji. brak zgody nie wpływa na możliwość udziału w Konferencji, z zastrzeżeniem, że Uczestnik, który nie wyrazi zgody, nie jest uprawniony do skorzystania z rabatu. Zgoda jest dobrowolna, konkretna i świadoma; może być cofnięta w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Rozdział X
• Postanowienia końcowe i zmiana Regulaminu
78. Niniejszy Regulamin obowiązuje dla Umów zawartych od 29.05.2026 r.
79. Organizator nie weryfikuje czy opinie o produktach, treściach i usługach pochodzą od konsumentów, którzy ich używali lub nabyli.
80. Treść niniejszego Regulaminu może zostać utrwalona przez Uczestnika poprzez wydrukowanie, zapisanie na nośniku lub pobranie w każdej chwili ze strony internetowej Organizatora: https://www.wip.pl/regulamin.
81. Z ważnych przyczyn (takich jak np. zmiana przepisów prawa lub praktyki jego stosowania, zmiana w sposobach dokonywania płatności) Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu.
82. Zmiany Regulaminu nie będą dotyczyły Umów, które zostały zawarte przed wprowadzeniem zmian.
83. Nie stanowi zmiany Regulaminu: zmiana zawartych w nim danych teleadresowych dotyczących Organizatora ani zmiana danych Organizatora wynikająca ze zmiany formy prawnej prowadzenia przez niego działalności.
84. Jeżeli jakakolwiek część Regulaminu okaże się nieważna lub nieskuteczna w świetle przepisów obowiązującego prawa, należy tę część interpretować w taki sposób, by była ona zgodna z prawem właściwym i odzwierciedlała w najbardziej zbliżonym jak to możliwe zakresie intencje danego postanowienia. Pozostałe części Regulaminu pozostają w pełnej mocy i są w pełni skuteczne.
85. W zakresie nieuregulowanym Regulaminem, mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych i przepisy wykonawcze do tej ustawy, ustawy z dnia 4.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a także Ustawy o prawach Konsumenta.
86. Regulamin nie wyłącza oraz nie ogranicza żadnych uprawnień Uczestnika będącego Konsumentem, które przysługują mu na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. W przypadku sprzeczności pomiędzy postanowieniami Regulaminu a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, przyznającymi Konsumentom uprawnienia, pierwszeństwo mają te przepisy.
87. Uczestnik o statusie Konsumenta może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń związanych z Umową. Szczegółowe informacje dotyczące dostępnych metod znajdują się na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów: https://uokik.gov.pl w zakładce Stałe sądy polubowne.
88. Prawem właściwym dla rozstrzygania wszelkich sporów powstałych na gruncie niniejszego Regulaminu lub Umowy jest prawo polskie. Wszelkie spory powstałe na gruncie niniejszego Regulaminu lub Umowy, których Stronom nie uda się w pierwszej kolejności rozwiązać ugodowo, podlegają następnie rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora, a w odniesieniu do Konsumentów, sąd powszechny właściwy zgodnie z ogólnymi zasadami określonymi przepisami ustawy z dnia 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.

Regulamin udziału w konferencjach stacjonarnych płatnych i bezpłatnych obowiazujący do 28.05.2026r.

Regulamin udziału w konferencjach stacjonarnych płatnych i bezpłatnych obowiazujący do 07.04.2025r.